Bestuursassistent in Utrecht

De bestuursassistenten maken onderdeel uit van de afdeling Bestuur-ondersteuning. Deze afdeling bestaat uit  4 teams (Kabinet Burgemeester, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van Burgemeester & Wethouders (B&W) ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

Dit is je werk

Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur zorg je voor excellente ondersteuning van een bestuurder over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en beheert de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe taken op te pakken en om als tussenpersoon te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• De agenda beheert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;

• op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team;

• overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;

• de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;

• op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder;

• meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert; zowel op de inhoud, alsmede reflecties op het team (inclusief bestuurder) en werkprocessen.
• er voor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Dit bieden we je
We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en een uitdagende set verantwoordelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod, kijk ook even verder op de onderstaande link voor de rest van de voorwaarden.

• Een 32-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2.702 en €3.968 op basis van 36 uur. (schaal 9) Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 6 maanden. Tussentijds evalueren we je inzet. Aan het einde van de periode kijken we samen of een langer verblijf mogelijk is. Garanderen kunnen we dat niet op voorhand.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.

• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je .
   

Dit vragen we van je

• Hbo werk- en denk niveau en werkervaring in een vergelijkbare rol;

• je bent op korte termijn beschikbaar;

• werkervaring bij een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie op bestuursniveau is een pré;

• interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving;

• digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza);

• je houdt overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen;

• je bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen;

• je bent dienstverlenend, een teamplayer, flexibel, en positief ingesteld.
   

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Bestuursassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Bob Paulussen, via 06 – 10 67 90 33. Heb je vragen over de procedure of de organisatie? Neem dan contact op met Mieke van der Vlis, via 06 – 48 19 23 32. Wij behouden ons het recht voor om de vacature eerder te sluiten bij voldoende geschikte reacties.

Er vindt een selectiemiddag plaats op woensdag 12 februari.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!