Management Ondersteuning in Utrecht

Heb je goede secretariële en administratieve vaardigheden? Houd je van een dynamische werkomgeving? En ben je daarnaast ook spontaan, sociaal en heb je affiniteit met IT? Lees dan snel verder!

Je werkt niet graag in de spotlights, maar bent onmisbaar voor een directeur die onbezorgd zijn werk wil doen. Met jouw vooruitziende blik leid je alles in goede banen en weet je het hoofd koel te houden. Je zorgt ervoor dat de directeur 'blindelings' zijn agenda kan volgen en dat er tijdig gehandeld is op acties die zijn aandacht vragen. In deze veelzijdige functie speel je een belangrijke rol in het beheer van zijn complexe agenda en mailbox en prioriteer je continue acties. Daarnaast bestaan je taken voornamelijk uit secretarieel, logistieke, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden. Je stelt hierbij prioriteiten, bewaakt voortgang en afhandeling en zorgt voor signalering en rappellering. Ook ontvang je bezoekers en sta je hen te woord, verzorg je verslagleggingen, controleer je correspondentie en zet deze door naar behandelaars, fungeer je als vraagbaak en genereer je (management)overzichten.

Kennis/Opleidingseisen:

• Je hebt bij voorkeur HBO werk- en denkniveau en bent in het bezit van ten minste een secretariële MBO diploma.
• Je hebt voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en van standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen zoals X-Post, DIGION, DIGIPLAN en SAP.
• Je hebt kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden.
• Je hebt een talent voor plannen en organiseren.
• Je hebt een netwerk of kunt deze opbouwen en onderhouden.
• Je hebt goede tot uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Ervaringseisen:

• Je hebt 2 tot 5 jaar werkervaring in een relevante functie.
• Ervaring en affiniteit met IT organisaties is een pre.

Competenties:

Flexibiliteit, klantgericht, organisatie sensitief, initiatief, samenwerken, snel schakelen, stressbestendig, verantwoordelijk, zelfstandig, loyaal, nauwkeuring, oplossingsgericht, humor en relativeringsvermogen.

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €2.250 bruto per maand
Maximum salaris: €3.100 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Contractduur De aanstelling is voor een periode van twee jaar.
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Defensie is dagelijks actief in Nederland en in het buitenland voor de belangen van ons land en haar inwoners. Hiermee draagt Defensie, nu en in de toekomst, bij aan de welvaart en veiligheid van ons land. De wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en draagt bij aan de ambitie van Nederland dat mensen zich wereldwijd in vrijheid en veiligheid kunnen ontplooien.

De werkzaamheden worden verricht binnen de Ondersteunende Staf van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), vallend onder de Defensie Materieel Organisatie (DMO). JIVC is dé leverancier van IT-producten en diensten voor zowel operationele, bestuurlijke als ondersteunde processen en levert daarmee een substantiële bijdrage aan de waardeketen van Defensie.

De Ondersteunende Staf ondersteunt en ontzorgt de directie en de afdelingshoofden van JIVC op vele fronten. Binnen de Ondersteunende Staf is de sectie Management Ondersteuning gesitueerd. Deze sectie bestaat uit het Directiesecretariaat en een aantal specialistische adviseurs. Het Directiesecretariaat bestaat uit drie functionarissen die de directeur, de plaatsvervangend directeur en het hoofd staf ondersteunen. De functionaris die de directeur ondersteunt, verlaat de dienst wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd per 1 juli 2020. Wij zien haar opvolger graag vanaf 1 juni 2020 tegemoet. Het Directiesecretariaat kent een zeer hectische omgeving waar veel mensen komen en zaken regelmatig ad hoc geregeld moeten worden.

• Houd er rekening mee dat de selectiegesprekken in de tweede helft van maart plaatsvinden.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.
• Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).
• De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.