Senior Projectsecretaris in Utrecht

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en leergierige projectsecretaris. De projectsecretaris ondersteunt de projectmanager en de projectgroep bij het beheersen van het project. De projectsecretaris neemt initiatief, denkt pro-actief mee met de projectmanager (en -groep), kijkt vooruit en anticipeert. 

Werkzaamheden:

• Ondersteunen van de projectmanager in de uitvoering van het projectmanagement;
• Beheren van het projectdossier in SharePoint en Principal ToolBox;
• Bijhouden van de capaciteitsbijlage;
• Verslaglegging project- en stuurgroep overleggen;
• Bewaken, najagen en opvolgen van acties;
• Inhuur- en inkoopproces coördineren;
• Agendabeheer;
• Meetings organiseren (o.a. stakeholder- en risicosessies);
• Verzorgen lessons learned sessies voor het projectteam;
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten;
• Ondersteunende rol in verschillende deelprojecten;
• Gevraagd en ongevraagd met initiatieven en verbetervoorstellen komen.

• Werk- /denkniveau:  HBO;
• Aantoonbare en relevante ervaring in projectmanagementondersteuning, bij voorkeur op het gebied van IV/ICT projectmanagement en onderhavige processen, gedurende minstens 3 jaar;
• Kennis van en inzicht in de organisatie van de informatievoorziening bij 'bij voorkeur' MinDEF, kerndepartement, ketenpartners en/of overige departementen is wenselijk;
• Kennis van technieken en methoden voor programma- en projectmanagement zoals Prince2, Agile/Scrum, IPMA-D en/of MSP;
• Kennis van SharePoint en de Principal Toolbox is wenselijk;
• Kennis van financiële administraties van zowel een baten/lastenstelsel als een kas/verplichtingenstelsel is wenselijk;
• Kennis van inkoop- en aanbestedingsrecht en regelgeving is wenselijk;
• Uitstekende beheersing van MS Office zoals Word, Excel, PowerPoint en projectplanning tools als MS Project.

Salarisniveau schaal 8
Minimum salaris: €2.550 bruto per maand
Maximum salaris: €3.450 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Contractduur 2 jaar
Minimum aantal uren per week 36
Maximum aantal uren per week 38
Plaats Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand.  Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met  onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

JIVC is een professionele IV/ICT-organisatie, die de Defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken. Als organisatie staat JIVC voor betrouwbare, beveiligde IV/ICT-diensten die marktconform zijn wat betreft techniek en prijs. 
Medewerkers binnen JIVC werken samen en delen kennis, vanuit het besef dat alleen op deze wijze de beste kwaliteit kan worden geleverd.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het expertisecentrum ondergebracht bij DMO/JIVC van het Ministerie van Defensie. Het expertisecentrum bestaat uit het competence centre, IT-academy en productieondersteuning. Het projectbureau maakt deel uit van de afdeling productieondersteuning.

De primaire doelstelling van het projectbureau is ondersteuning bieden aan projecten. Het projectbureau kent drie hoofdtaken: advies en ondersteuning van besturing van projecten (300+ projecten) op het gebied van project- programma en portfoliomanagement, stellen van kwaliteitsrichtlijnen en kwaliteitsborging van projecten en administratie en ondersteuning.

Het project Insight kenmerkt zich door een hoge complexiteit, zowel technisch als bestuurlijk en vooral de verandering van werken. Het project raakt alle inlichtingenorganisaties- en eenheden binnen Defensie. Een van de resultaten van het project is een standaard platform voor de Defensie inlichtingen community. Om de kwaliteit van inlichtingenproducten te verhogen gaat het project Insight Defensie voorzien van een IRM&CM (Intelligence Requirements Management & Collection management) oplossing. Hiermee wordt de uitwisseling van inlichtingendata- en producten tussen alle inlichtingeneenheden van Defensie en haar partners versterkt. De gekozen oplossing moet worden geïmplementeerd op meerdere HGI (Hoog Gerubriceerde Infrastructuur) omgevingen, waarbij de processen en bedrijfsvoering aangepast wordt. De gebruikers zullen ook met het nieuwe IRM&CM systeem gaan werken.

Het project is op zoek naar een enthousiaste en leergierige projectsecretaris. De projectsecretaris ondersteunt de projectmanager en de projectgroep bij het beheersen van het project. De projectsecretaris neemt initiatief, denkt pro-actief mee met de projectmanager (en –groep), kijkt vooruit en anticipeert. 

Inzet is minimaal 36 uur per week, per direct maar na afronding screening. Duur inzet is 2 jaar met optie tot verlenging. Hoofdlocaties zijn Utrecht en Den Haag. Het project raakt alle Defensieonderdelen en hiervoor is reizen naar meerdere locaties vereist (o.a. Breda, Amersfoort, ’t Harde).

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).

De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.