Bestuursassistent college Burgemeester & Wethouders in Utrecht

Dit is je werk

Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders,

inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• de zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen.
• op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team.
• de workload bewaakt en grip houdt op de agenda.
• op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen.
• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.).
• overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen
• ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

De bestuursassistenten maken onderdeel uit van de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit  4 teams (Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

Dit breng je mee

• Afgeronde opleiding en relevante werkervaring op Hbo niveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring bij een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie op bestuursniveau.
• Interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, politieke sensitiviteit.
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza).
• Je houdt overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen.
• Je bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen.
• Je bent dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel, stressbestendig enpositief ingesteld met een flinke dosis humor.

Dit bieden we je

Bij de Gemeente Utrecht zien we graag dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Naast een inspirerende, veelzijdige en flexibele werkomgeving, waar veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling is, bieden wij jou:

• Een 24-urige werkweek in schaal 8 of 9. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een tijdelijke aanstelling tot 1 mei 2022.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met dit IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris

Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik hier. Let op: Het vakantieverlof dient zoveel mogelijk tijdens de recesperiodes van het college te worden opgenomen.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als bestuursassistent aan de slag te gaan? Ben jij geïnteresseerd in deze uitdagende functie? Solliciteer dan direct online, maar uiterlijk op 1 december 2019. Naast jouw profiel vinden wij jouw motivatie en persoonlijkheid belangrijke factoren. We lezen graag wat jouw motivatie is om op deze vacature te reageren.

Heb je vragen over de baan of de organisatie? Neem dan contact op met Femke Smith-Kuiper, Teamleider Bestuursassistenten, 06 4216 7676 of met Jan Willem de Boer, Recruiter, 06 1829 1753.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!