Systeemmanager Categorie 3 in petten

Ongeveer 58.000 mensen zetten zich bij het ministerie van Defensie direct en indirect in voor vrede en veiligheid. En daarbij speel jij een belangrijke rol, Want als systeemmanager zorg jij met jouw technische expertise voor de aankoop en het onderhoud van systemen voor operationele legering tijdens missies.

Jij hebt meerdere petten op: je bent zowel projectleider als systeemmanager. Als projectleider van de projecten die aan jou zijn toegewezen zorg je voor het opstellen van een projectinitiatiedocument (PID) en lees je het projectplan, inclusief de capaciteits-, tijds-, financiële en activiteitenplanning. Tijdens de uitvoering van elk project bewaak je de algehele voortgang, in het bijzonder op de aspecten product (P), tijd (T) en geld (G). Over deze aspecten rapporteer je periodiek aan je sectie-/afdelingshoofd én aan de (vertegenwoordiger van de) opdrachtgever als het gaat om de projectvoortgang.

Daarnaast geef je leiding aan (de vergaderingen van) het projectteam en zorg je voor het (laten) vertalen van de functionele eisen naar een programma van eisen. Je evalueert offertes en komt tot (een advies over) de keuze voor een potentiële leverancier. En binnen de grenzen die met de opdrachtgever zijn overeengekomen, neem je zelfstandig beslissingen over het behalen van mijlpaalproducten. Denk daarbij aan studierapporten, programma van eisen, uitnodiging tot prijsopgave, bestelopdracht en contract of systeemplan. Bij afwijkingen die niet binnen jouw mandaat vallen ga je tijdig in overleg, vooral met de opdrachtgever om samen met hem alternatieven uit te werken.

Ook het (laten) uitvoeren van systeem- en acceptatietesten en het opzetten en bijhouden van een up-to-date projectadministratie hoort bij jouw taken als projectleider. En samen met de gebruiker en toekomstig instandhouder stel je een systeemplan op waarin de inrichting van de instandhouding op het gebied van onderhoud, logistiek en beheer in normen is vastgelegd. Als het gaat om de invoering van het systeem of materieel zorg je voor het tijdig (laten) opleveren van relevante documenten zoals het systeemplan, in- en afvoerinstructie en technische documentatie, en van reservedelen, onderwijsleermiddelen en opleidingen.

In de introductiefase coördineer je de informatievoorziening aan de toekomstige gebruikers en ondersteun je bij de operationele ingebruikname. Ook ondersteun je de systeemmanager bij het afhandelen van eventuele garantieclaims en/of resterende contractuele aangelegenheden. Tot slot ben jij verantwoordelijk voor het compleet overdragen van het ingestroomde systeem en materieel aan een systeemmanager.

In jouw rol als systeemmanager van de systemen en het materieel die aan jou zijn toegewezen zorg je voor het:

• compleet overnemen van het ingestroomde systeem en materieel van een projectmanager;
• tijdens de instandhouding periodiek evalueren en vaststellen met de gebruiker en de instandhouder in het systeemoverleg, zowel in de rol van onderhouder als van assortimentsmanager, waarbij wordt gekeken of de gevraagde beschikbaarheid nog steeds wordt geleverd tegen de laagste kosten, bijvoorbeeld op basis van lessons learned op het vlak van gebruik of instandhouding;
• aanpassen van de normering zoals vastgelegd in het systeemplan;
• maken van afspraken met de gebruiker en instandhouder over de mate van diepgang van de instandhoudingsbeheersing en de daaraan gekoppelde informatiebehoefte waar het gaat om materiële beschikbaarheid, performance, kosten of daarvan afgeleide parameters;
• geven van leiding aan het interne systeemteam;
• rapporteren aan je sectie-/afdelingshoofd over de stand van zaken met betrekking tot de instandhouding;
• regelmatig evalueren of het geraamde exploitatiebudget voor het lopende jaar voldoende is bij afgesproken gebruik én beschikbaarheid, en - als dit nodig is - het aanpassen van het budget (omhoog of omlaag) of het geven van adviezen en maatregelen over hoe dit efficiënter kan;
• opstellen van (aangepaste) exploitatieramingen voor de T+1 en verder;
• opzetten en bijhouden van een bruikbaar en compleet archief rondom alle aspecten van de instandhouding (database lessons learned);
• afhandelen van eventuele garantieclaims of resterende contractuele aangelegenheden, in samenwerking met de projectmanager van het afgesloten project.

Bij ons gebruik jij jouw kennis en expertise van je vakgebied om de behoeftestellers advies te geven bij het opstellen van de functionele systeemeisen. Je vertegenwoordigt de Matlogco in relevante nationale en internationale fora en overlegorganen, waarbij je ook de rol van voorzitter of secretaris kunt krijgen. Daarnaast adviseer jij jouw sectie-/afdelingshoofd en de behoeftestellers over de realiseerbaarheid (P) en haalbaarheid (T en G) van de ingediende behoeftestellingen. En je initieert, begeleidt en evalueert studies of beproevingen bij (wetenschappelijke) instituten en in- en externe bedrijven om vraagstukken toekomstgericht te kunnen beantwoorden. Bovendien geef je advies op het gebied van beleid en architectuurontwikkeling. Daarvoor houd je jouw kennis op peil door het volgen van de technische ontwikkelingen in je vakgebied, onder andere door het deelnemen aan congressen en seminars en het lezen van relevante publicaties. Ook volg je relevante cursussen op het gebied van project- en systeemmanagement.

Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van het geleverde werk binnen jouw projecten (P, T en G) en systemen (systeemplan - normsteller) op het vlak van project- en systeemmanagement. Hierover leg je verantwoording af aan het hoofd van je productsectie en aan de opdrachtgever/behoeftesteller of gebruiker. De ruimte voor vrije keuze is mede bepaald door algemene beleidsaanwijzingen en (financiële) regelgeving die Matlogco-breed van belang zijn bij project- en systeemmanagement. Dit ligt onder meer vast in het voorschrift projectmanagement Matlogco en het ILS-handboek. Tot slot neem je zelfstandig beslissingen over de wijze waarop het project- of systeemteam wordt aangestuurd en hoe de te leveren producten tot stand komen binnen de randvoorwaarden zoals vastgelegd en overeengekomen in het project- en systeemplan.

• Je hebt een hbo-diploma van een opleiding in een technische of bedrijfskundige richting of je hebt een vergelijkbare militaire opleiding binnen de Nederlandse Defensie Academie afgerond.
• Je hebt relevante werkervaring binnen het materieellogistieke domein en binnen een projectomgeving.
• Je bent creatief, resultaat- en organisatiegericht en kunt goed analyseren.
• Je kunt goed communiceren en zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen blijven ontwikkelen.
• Je bent gericht op samenwerking en kunt goed plannen en organiseren.

Salarisniveau schaal 10
Minimum salaris: €2.700 bruto per maand
Maximum salaris: €4.250 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Contractduur maximaal twee jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

De afdeling Systemen en Analyse zorgt voor kennis over (wapen)systemen. Wij voeren diverse soorten analyses uit om inzicht te krijgen in de huidige en toekomstige prestaties en kosten van huidige en toekomstige landsystemen. Dat doen we vanaf het moment van behoeftestelling voor een systeem tot en met het afstoten ervan.

Om een goed beeld te krijgen van de gereedheid van materieel inspecteert de afdeling de systemen van (ingezette) eenheden. Met de verzamelde kennis komen we tot een gefundeerd advies over het gebruik en onderhoud van het materieel. Beschikbare kennis maken we toegankelijk in een kennisbank. Daarnaast is de afdeling Systemen en Analyse verantwoordelijk voor het aanschaffen, in stand houden en afstoten van alle zogenoemde C-systemen.

Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag is een voorwaarde voor de aanstelling.