Coördinerend Medewerker Operationele Informatievoorziening in Den Haag

De Coördinerend Medewerker Operationele Informatievoorziening bij het DIB/DOPS loket is de 1ste adviseur van de Teamleider DIB Bestuursstaf. Als Coördinerend Medewerker Operationele Informatievoorziening zijn jouw belangrijkste taken:

Het ondersteunen van de teamleider door:

• het leveren van bijdragen aan het uitvoeringsbeleid op het gebied van Documentaire Informatievoorziening (DI) en operationele berichtenverwerking;
• het coördineren en functioneel aansturen (van de werkprocessen) van het personeel binnen  het loket DIB/DOPS;- het implementeren en evalueren van de implementatie van het DI-beleid;
• het adviseren van lijnmanagers en het instrueren van DI-medewerkers;
• het opstellen en onderhouden van werkinstructies als aanvulling op de vigerende wet- en  regelgeving op het terrein van de DI- en operationele informatiesystemen;
• het participeren in de verdere systeemontwikkeling en deelnemen aan (gebruikersacceptatie)testen;
• het i.s.m. de Medior medewerkers DIB formuleren van verbetervoorstellen in adviezen ter optimalisering van het werkproces.

Het aansturen van de uitvoerende taken intern door:

• het plannen van de medewerkers DIB/DOPS in een 24/7 dienstrooster in het roostermanagement tool (RMT);
• het instrueren van medewerkers in de DI met betrekking tot de inhoudelijke ontsluiting van documenten en dossiers (o.a. ten aanzien van formele, globale en diepte-ontsluiting), alsmede de berichtenverwerkingsprocedures op operationele informatiesystemen;
• het bijsturen en eventueel aanpassen van werkinstructies op basis van waarnemingen bij de gebruikers, medewerkers of op basis van de aangepaste richtlijnen binnen de regelgeving of beleid;
• het adviseren over (de methodiek van) opslag en ontsluiting van (documentaire) informatie;
• het adviseren over de geschiktheid van nieuw aan te stellen en te bevorderen DI-personeel;
• het adviseren over en coördineren van de opleiding en bijscholing van DI-personeel;
• het begeleiden, coördineren en ondersteunen van DI-audits;
• het toezien op een juiste gebruik van de diverse (operationele) systemen bij het loket;
• het zorgdragen voor het inzetten van de juiste capaciteit benodigd voor de werkzaamheden. 

Ondersteuning van de gebruiker door:

• het voeren van overleg met gebruikers betreffende het gebruik en de optimalisatie van de informatie, en (operationele) systemen binnen de diverse bedrijfsprocessen van de DOPS;
• het beheer van processen;
• het doen van voorstellen voor het aanpassen van (deel)processen;
• het bewaken dat de archieven tijdig worden afgesloten en overgedragen;
• het adviseren van gebruikers op het gebied van DI en informatie uitwisseling via operationele informatiesystemen.

Zorgdragen voor de basisgegevens door:

• verantwoordelijkheid te nemen over het gegevensbeheer met betrekking tot applicatie voor informatiebeheer en het toezien op en ondersteunen van het (juiste) gebruik ervan;
• het onderhouden van de werkprocessen;
• het toezien op de naleving van voorschriften op het gebied van de registratie, autorisatie, archivering en beveiliging;
• het vervaardigen van rapportages;
• het bewaken en controleren van gegevensintegriteit en gegevenscorrectheid en eventueel aanpassen van bedrijfsgegevens of stuurgegevens.

Coördineren van de overdracht van archiefbescheiden in het kader van de Archiefwet en de Wet Openbaarheid van Bestuur door:

• het plannen en coördineren van de periodieke overdracht van archiefbescheiden aan SIB;
• het uitvoeren van de eindcontrole op over te dragen archiefbescheiden.

Kennis/Opleidingseisen:

• MBO+ niveau.
• SOD 1 en 2 of een gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring is een pré.
• Kennis van de Engelse taal op middelbaar niveau.
• Kennis hebben van het maken van roosters.
• Kennis hebben van operationele systemen.

Ervaringseisen:

• In het vakgebied Documentaire Informatievoorziening.
• Ruime ervaring in het functioneel aansturen en begeleiden van medewerkers. Het liefst in een operationele omgeving.
• Met veranderingsprocessen.
• Met het uitbrengen van adviezen.
• Ruime ervaring met het werken in een operationele omgeving.
• Ruime ervaring in het werken in een 24x7 uurs dienstverlening.

Kennis en vaardigheden:

• Gedegen inzicht in de ambtelijke verhoudingen binnen grote (overheids) organisaties vergelijkbaar met Defensie.
• Bekend zijn met relevante wet- en regelgeving (Archiefwet, Archiefbesluit, Wet Openbaarheid van Bestuur, beheersregeling DI, AVG, etc.).
• Kennis op het gebied van DI en berichtenverwerkingsprocedures.
• Gedegen kennis van beleidsorganisaties.
• Vaardigheid in het formuleren van adviezen.
• Gedegen kennis van operationele systemen.
• Gedegen kennis op het gebied van leiding geven.

Competenties: (niveaus vastgesteld in competentiewoordenboek Defensie):

• Leidinggevende capaciteiten.
• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht.
• Zelfstandigheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Resultaatgerichtheid.
• Innovatief denken.
• Inventief.

Salarisniveau schaal 8
Minimum salaris: €2.550 bruto per maand
Maximum salaris: €3.450 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega voor het Dynamisch Informatie Beheer team Bestuursstaf. Dit team dat onderdeel uitmaakt van de afdeling DIB (Dynamisch Informatie Beheer) ondersteunt de Directie Operaties (DOPS) van de Defensiestaf op het gebied van operationele informatievoorziening. De Coördinerend Medewerker Operationele Informatievoorziening die wij zoeken moet in staat zijn om met een objectieve en frisse blik te kijken naar de werkwijze en het functioneren van het team.

Tevens moet hij of zij en in staat zijn om zowel op een zakelijke als een mensgerichte wijze de dagelijkse aansturing van het team invulling te geven. We zoeken iemand die beschikt over natuurlijk overwicht, besluitvaardig, standvastig en flexibel is (geen 9 tot 5 mentaliteit). De werkzaamheden vinden plaats op locatie in Den Haag. 
 

• Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.