Medior Medewerker Dynamisch Informatie Beheer in Utrecht

Vanuit je rol ben je mede verantwoordelijk voor het uitvoeren van controles, het opzetten van de dossierstructuur en het geven van ondersteuning aan uw collega's. Ook ben je een aanspraakpunt voor vragen vanuit de bedrijfsvoering; onze klant. We zoeken iemand die een echte teamspeler is.

Je adviseert lijnfunctionarissen en andere gebruikers op het gebied van de DI. Dit doe je door het verzamelen van relevante DI-informatie over de opslag en ontsluiting van documentaire informatie en het onderzoeken op welke wijze de inrichting van de DI kan plaatsvinden. Daarnaast formuleer je adviesvoorstellen voor het inrichten van de DI. Ook signaleer je knelpunten bij de uitvoering van de DI-werkzaamheden en adviseer je over mogelijke oplossingen. Verder lever je bijdragen aan het opstellen van informatieprofielen.

Bij een deel van je werkzaamheden ondersteun je de teamleider en de senior medewerker DA. Bijvoorbeeld door het leveren van bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van het DI-beleid defensie breed en aan het Documentair Structuur Plan (DSP). Je draagt bij aan de evaluatie van het DI-beleid en begeleidt (DI-) audits onder ander in het kader van functioneel toezicht. Je adviseert de senior over het verstrekken van autorisatie en voert het beheer over de autorisaties. Verder bereid je rapportages voor en maak je over te dragen archieven overdracht gereed. Bij calamiteiten en incidenten (ziekte, afwezigheid, toename werklast) ondersteun je tijdelijk andere DI-eenheden.

Je bent verantwoordelijk voor de ontsluiting van ingekomen, uitgaande en interne documenten, inbegrepen de documenten van bijzondere aard. Zo bepaal je onderwerp elementen in het kader van de diepte-ontsluiting van documenten zoals plaats, tijd en object alsmede het vastleggen van deze elementen in het DI-systeem. Ook maak je inhoudsomschrijvingen van documenten en ken je trefwoorden, thesauritermen of descriptoren toe. Hetzelfde doe je voor handelingen en of classificatiecodes (archiefcode). Verder bereid je de dossiervorming voor, rekening houdend met effici?nte raadpleging, bewaring en vernietiging.

Binnen het team verzorg je het documentatiebeheer binnen door het toepassen van informatieprofielen, het vormen en ordenen van (digitale) dossiers en het koppelen van (digitale) dossiers aan categorieomschrijvingen en/of handelingen om bewaar- en vernietigingstermijnen toe te kennen. Ook ben je verantwoordelijk voor het afsluiten, voorbereiden en uitvoeren van de overdracht van archiefbescheiden aan de afdeling SSA. Je stemt papieren documenten met (digitale) documenten en gegevensbestanden af op het netwerk en je geeft sturing aan de behandeling van documenten (WFM).

Ten behoeve van de DI-informatieverstrekking aan gebruikers verzorg je de loketfunctie door het 'op verzoek' beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden. Naar aanleiding van informatiebehoefte spoor je gevraagd en ongevraagd relevante informatie op binnen en buiten de eigen organisatie. Je levert managementinformatie uit de DI-systemen en adviseert bij het zelfstandig raadplegen van informatie. Op verzoek publiceer je documenten op intranet in de bestaande structuur en je verstrekt en verwerkt informatie uit hoog gerubriceerde Informatiesystemen op het operationele terrein (vredes- c.q. humanitaire missies), ook buiten de reguliere kantoortijden.

Heb je goede communicatieve vaardigheden, ben je flexibel en heb je een dienstverlenende instelling, volg je de ontwikkelingen in het vakgebied DI en ben je bereid tot het volgen van aanvullende cursussen en opleidingen? Reageer dan snel!

Kennis/Opleidingseisen:

• HBO/MBO+ opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 of overeenkomstige/relevante DIOR-modulen en SOD 2.
• Kennis van de Engels taal op middelbaar niveau.
• Kennis van de Franse taal op basisniveau.

Ervaringeis:

• Met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• In het gebruik van kantoorautomatiseringstoepassingen.
• Met het verwerken van documenten in (digitale) dossiers.
• In het gebruik van processen en het implementeren van de (digitale) dossiers in deze processen.

Daarnaast moet je ook één of meer functies als documentaire informatieverzorger hebben vervuld.

Competenties:

• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht.
• Zelfstandigheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Flexibiliteit.
• Dienstverlenende instelling.
• Accuratesse.
• Discretie.

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €2.250 bruto per maand
Maximum salaris: €3.100 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

Defensie Materieel Organisatie
De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

Binnen het DIB team DOSCO zult u samen met uw collega’s vorm geven aan de dienstverlening op het gebeid van Documentair informatie beheer. Het team bestaat op dit moment uit 35 personen, die in diverse functies samen verantwoordelijk zijn voor het documentbeheer van de DMO. U bent mede verantwoordelijk voor het uitvoeren van controles, het opzetten van de dossierstructuur en het geven van ondersteuning aan uw collega’s. Verder bent u ook een aanspraakpunt voor vragen vanuit de bedrijfsvoering, onze klant. We zoeken iemand die een echte teamspeler is, u heeft goede communicatieve vaardigheden, bent flexibel en heeft een dienstverlenende instelling. Ook volgt u de ontwikkelingen in het vakgebied DI en bent u bereid tot het volgen van aanvullende cursussen en opleidingen.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).

De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.