Hoofd Loket in Utrecht

Wat ga je doen? Voor het Loket zijn we op zoek naar een Hoofd Loket. Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het ondersteunen van een afdeling? Solliciteer dan snel!

Als Hoofd van het Loket ben je verantwoordelijk voor het realiseren van adequate ondersteuning op het gebied van opdrachten- en contractmanagement, voor de volledige administratie en de transparantie en de toetsbaarheid hiervan, voor het opleveren van bedrijfsvoering- en dienstverleningsrapportages en draag je bij aan de totstandkoming van adequate bedrijfsprocessen met interne en externe suppliers. Daarnaast geef je leiding en begeleiding/coaching aan de medewerkers.

Opleidingseisen
Je hebt HBO werk- en denkniveau en een afgeronde HBO opleiding bij voorkeur in de richting van Bedrijfskunde of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment.

Kennis- en Ervaringseisen

• Je hebt kennis van bedrijfseconomische aspecten in een bedrijfsmatige omgeving;
• Je hebt kennis van project- en programma-management;
• Je hebt kennis van en vaardigheid in het voeren van (project)administraties;
• Je hebt kennis van ICT-service-organisaties en de werkprocessen daarin;
• Kennis van en ervaring met het omgaan met bedrijfsvoeringsystemen van JIVC en Defensie (o.a. SAP) is een pré;
• Je hebt adviesvaardigheden;
• Je hebt kennis van informatievoorziening en automatiseringsmethoden, -technieken en -processen, alsmede planningsmethodieken;
• Je hebt ervaring met leidinggeven en de daarbij behorende HR-cyclus;
• Je hebt ervaring in het begeleiden en coachen van medewerkers;
• Je beheerst de Engelse taal.

Competenties

• Je bent besluitvaardig
• Je bent nauwkeurig;
• Je bent resultaat-, service- en klantgericht;
• Je kunt goed analyseren en je bent inventief en creatief;
• Je bent flexibel en kunt goed samenwerken;
• Je bent neemt initiatieven daar waar nodig;
• Je bent stressbestendig;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk).
• Uitstekende leidinggevende capaciteiten;
• Resultaat- en Service- en klantgerichtheid;
• Uitstekende sociale vaardigheden.

Salarisniveau schaal 10
Minimum salaris: €2.700 bruto per maand
Maximum salaris: €4.250 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Defensie is dagelijks actief in Nederland en in het buitenland voor de belangen van ons land en haar inwoners. Hiermee draagt Defensie, nu en in de toekomst, bij aan de welvaart en veiligheid van ons land. De wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en draagt bij aan de ambitie van Nederland dat mensen zich wereldwijd in vrijheid en veiligheid kunnen ontplooien. De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling IT Continuity Center (ITCC) van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), vallend onder de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

JIVC is binnen de DMO een full-service ICT-bedrijf dat niet alleen ICT diensten verleent aan Defensie maar ook aan andere ministeries en aan de ‘zwaailicht’-sector. Onze ICT-dienstverlening omvat een breed gebied: we leveren de werkplek, maar ook de onderliggende platformen en netwerkverbindingen. Dit bevat ook alle vormen van ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC is meer dan een ICT-leverancier: we denken mee, adviseren, lossen op en kijken verder. Het proactief adviseren over ICT binnen de bedrijfsvoeringsystemen van de klant en het bieden van support wanneer nodig, behoort bij de servicegerichte instelling van JIVC. Dat doen we 24 uur per dag, binnen het Koninkrijk der Nederlanden en daarbuiten. Voor Defensie en voor ketenpartners binnen de openbare orde en veiligheid. 

Het Loket binnen het Service Support Office (SSO) is voor zowel de interne als de externe uitvoeringsorganisatie hét aanspreekpunt voor IV-behoeftes. Hier vindt intake plaats van behoeftestellingen en regie op realisatie. Het Loket is verantwoordelijk voor:

• Het beoordelen op volledigheid, duidelijkheid, autorisatie en het aanleggen van de administratie van alle IT-behoeftes;
• De bewaking en registratie van alle IV-behoeftes over de gehele keten op voortgang, alsmede de communicatie naar de behoeftesteller hierover. De voortgang wordt geborgd in een transparante en toetsbare administratie;
• De bewaking en registratie van klachten, alsmede de communicatie naar de behoeftesteller hierover. De voortgang wordt geborgd in een transparante en toetsbare administratie;
• De communicatie over eventuele beletsels of bijzonderheden in de dienstverlening;
• Het signaleren van en (mogelijk) oplossen van knelpunten in de bedrijfsvoering welke bijdragen aan de totstandkoming van een bedrijfsproces met interne- en externe suppliers;
• Het verbeteren van de administratieve keten n.a.v. bevindingen die geconstateerd zijn bij jaarlijks terugkerende audits op (elementen van) deze keten waarbij het Loket een vertegenwoordiging afvaardigt;
• Het uitvoering geven aan het facturatieproces.

• Houd er rekening mee dat de sollicitatiegesprekken plaatsvinden in de week van 19 november 2019.
• Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.