Projectsecretaris

De werkzaamheden van de projectsecretaris vinden plaats bij het projectbureau. De projectsecretaris ondersteunt een of meerdere toegewezen projecten op het gebied van projectadministratie (opzet, bestaan en werking) in nauwe samenwerking met de betreffende projectleider(s). De focus richt zich daarbij op projectbeheersing en projectborging. In het takengebied van de projectsecretaris zijn de volgende taken te onderscheiden: Het bewaken en vastleggen van projectdocumenten zoals budgetten, planningen etc., het onderhouden en bijhouden van ondersteunende systemen zoals Principal toolbox en DWRD/SharePoint-site, het bewaken van de (kwaliteits) kaders voor projectvoering als PPM en Prince2, het vastleggen van formele overleggen als stuurgroep-vergaderingen, het organiseren van bijeenkomsten zoals risicoworkshops. Je werkt samen/ stemt af met de kwaliteitsmanagers binnen het projectbureau.

MBO werk- en denkniveau (bij voorkeur op basis van MEAO-opleiding, of soortgelijk).

Aantoonbaar kennis van:

• Project en programmamanagement
• Projectadministraties

Bij voorkeur kennis van:

• PPM 
• Principal Toolbox
• DWRD/Sharepoint

Competenties:

• Samenwerken
• Verantwoordelijk
• Communiceren
• Nauwkeurig
• Plannen en organiseren
• Resultaatgericht
• Initiatief

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €2.150 bruto per maand
Maximum salaris: €3.000 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).
Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

JIVC is een professionele IV/ICT-organisatie, die de Defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken. Als organisatie staat JIVC voor betrouwbare, beveiligde IV/ICT-diensten die marktconform zijn wat betreft techniek en prijs. 
Medewerkers binnen JIVC werken samen en delen kennis, vanuit het besef dat alleen op deze wijze de beste kwaliteit kan worden geleverd.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het expertisecentrum ondergebracht in bij DMO/JIVC van het Ministerie van Defensie. Het expertisecentrum bestaat uit de secties: het Competence Centre, de IT-academy en Productieondersteuning. Het projectbureau JIVC maakt deel uit van Productieondersteuning. 

De primaire doelstelling van het projectbureau is ondersteuning bieden aan projecten. Het projectbureau kent drie hoofdtaken: advies en ondersteuning van besturing van projecten (300+ projecten) op het gebied van project- programma en portfoliomanagement, stellen van kwaliteitsrichtlijnen en kwaliteitsborging van projecten en administratie en ondersteuning. 

Het projectbureau

De werkzaamheden van de projectsecretaris vinden plaats bij het projectbureau. De projectsecretaris ondersteunt een of meerdere toegewezen projecten op het gebied van projectadministratie (opzet, bestaan en werking) in nauwe samenwerking met de betreffende projectleider(s). De focus richt zich daarbij op projectbeheersing en projectborging. In het takengebied van de projectsecretaris zijn de volgende taken te onderscheiden: Het bewaken en vastleggen van projectdocumenten zoals budgetten, planningen etc., het onderhouden en bijhouden van ondersteunende systemen zoals Principal toolbox en DWRD/sharepoint-site, het bewaken van de (kwaliteits) kaders voor projectvoering als PPM en Prince2, het vastleggen van formele overleggen als stuurgroep-vergaderingen, het organiseren van bijeenkomsten zoals risicoworkshops.
Je werkt samen/ stemt af met de kwaliteitsmanagers binnen het projectbureau.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).

De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.