Management Ondersteuning in Utrecht

Het uitvoeren van secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het management en medewerkers van de organisatie-eenheid, door:  

• Het uitvoeren van secretarieel (administratief) beheer.
• Het afhandelen van reguliere en standaard vragen, verzoeken, post en gesprekken.
• Het op basis van inschatting van het belang en urgentie, bewaken van de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren.
• Het verstrekken van informatie van algemene en procedurele aard.
• Het verzorgen van verslaglegging.
• Het uitwerken en opstellen van routinematige stukken en verzorgen van standaard correspondentie.
• Het verlenen van administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard.
• Het verrichten van ontvangst en te woord staan van bezoekers.
• Het aanleveren van gegevens voor (management)overzichten.
• Het organiseren van o.a. FLO recepties, bijeenkomsten etc.
• Het organiseren en bewaken van representatiewerkzaamheden en de daarbij behorende budgetuitputting en het uitvoering geven aan de daarbij benodigde acties.

Is belast met de behandeling van inkomende en uitgaande post en verstrekt informatie t.a.v. post- en archiefzaken door: - Het selecteren, distribueren en routeren van inkomende en uitgaande post (brieven, verslagen, pakketten, faxen, berichten, mails e.a.);

• Is key-user XPost en belast met de autorisaties van medewerkers tbv XPost binnen de afdeling.
• Is als key-user vraagbaak voor de medewerkers o.g.v. XPost.

• MBO werk- en denkniveau.
• Secretariële opleiding (Schoevers).
• Kennis van en ervaring met secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
• Vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden.
• Vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van eenduidige gegevens en eenvoudige overzichten.
• Voldoende beheersing van Sharepoint en MS-Office.
• Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures.

Eigenschappen:

• Samenwerken
• Flexibel
• Initiatief
• Integer
• Nauwgezet
• Stressbestendig
• Klantgericht

Salarisniveau schaal 5
Minimum salaris: €1.800 bruto per maand
Maximum salaris: €2.600 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met  onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).
Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

Joint IV Commando (JIVC) is een professionele IT-organisatie, die de Defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken. Als organisatie staat JIVC voor betrouwbare, beveiligde IT-diensten, die marktconform zijn wat betreft techniek en prijs.

Medewerkers binnen JIVC werken samen en delen kennis, vanuit het besef dat alleen op deze wijze de beste kwaliteit kan worden geleverd.

Bedrijfsbureaus zijn verantwoordelijk voor het ondersteunen van de afdelingen op het gebied van planning, control,  administratie, informatievoorziening en middelensupport. Het bedrijfsbureau FIT (Functionele IT) ondersteunt de afdelingen M&F (Materieellogistiek & Financiën IT), POM (Personeel, Organisatie en Medisch IT) en BOO (Besturen en Overige Ondersteuning IT), het Expertise Centrum, Architectuur en de staf.

Bij het Bedrijfsbureau werken de volgende functionarissen: de Manager Bedrijfsbureau, Adviseurs en Medewerkers Bedrijfsbureau, management-ondersteuners en Middelen- en supportcoördinatoren.

Je werkt in een team, dat het management en de medewerkers van de afdelingen ondersteunt.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).

De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.