Junior Medewerker Loket in Utrecht

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het ondersteunen van een afdelingen? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren op de volgende functie.

Als Junior medewerker van het Loket voer je organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden uit. Dit doe je op een aantal onderdelen;

De medewerker draagt zorg voor de coördinatie van opdrachten door:

• het signaleren van knelpunten in de verwerking van de aangeboden behoeftestellingen en/of het niet Standaard Aanvragen en het oplossen er van.
• het uitvoeren van opdrachten en het bewaken van de voortgang en afdoening.
• het afstemmen van knelpunten met andere afdelingen in verschillende overlegstructuren.

De medewerker draagt zorg voor de acceptatie van opdrachten door:

• het beoordelen van opdrachten en het adviseren van opdrachtgevers bij onduidelijkheden.
• het controleren van de opdracht op verwerkbaarheid.
• het signaleren bij onvoldoende financiële middelen.
• het bewaken van financiële aspecten van uitgezette opdrachten.
• het ondersteunen van de medewerkers in de functie van vraagbaak.

Daarnaast draagt medewerker verder zorg voor:

• optreden als 1e aanspreekpunt voor klanten.
• het analyseren van klachten en het aandragen van oplossingen.

Contacten:

• Met Operations/Inkoop over uitgezette opdrachten met als doel om de voortgang te coördineren en te bespoedigen.
• Met opdrachtgevers binnen en buiten Defensie over de voortgang en knelpunten aangaande opdrachten met als doel informatie af te stemmen en te filteren.
• Met contractmanagers binnen JIVC om onduidelijkheden in contracten af te stemmen.
• Met dienstenmanagers om een bijdrage te leveren aan de inrichting van diensten in de bedrijfsadministratie. 

Kennis/Opleidingseisen:

Je bent in het bezit van een MBO diploma op Bedrijfskundig of administratief gebied of hebt een vergelijkbare combinatie van opleiding en werkervaring.

Je hebt daarnaast een vakopleiding gevolgd op het gebied van Projectmanagement, bij voorkeur Prince 2 en hebt kennis van bij voorkeur Principal Toolbox.

Ervaringseisen:

• Je hebt kennis van bedrijfsvoeringsystemen en activiteiten die geregistreerd en gerapporteerd moeten worden.
• Je hebt kennis van bedrijfsvoeringprocessen op het koppelvlak naar interne en externe suppliers.
• Inzicht in de organisatie van zowel de JIVC als Defensie.
• Je hebt kennis van producten en diensten, organisatie en processen bij JIVC.
• Je bent vaardigheid in het gebruiken van diverse bedrijfsvoeringsystemen en het genereren van informatie uit deze systemen.
• Bereid zijn bij te blijven in het vakgebied bedrijfsvoering en projectondersteuning en de daarbij te gebruiken methodieken en systemen.

Competenties:

• Je bent nauwkeurig.
• Je bent resultaat-, service- en klantgericht.
• Je kunt goed analyseren en je bent inventief en creatief.
• Je bent flexibel en kunt goed samenwerken; - Je bent neemt initiatieven daar waar nodig; - Je bent stressbestendig - Je bent integer; - Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk).

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €2.150 bruto per maand
Maximum salaris: €3.000 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand.  Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met  onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).
Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

JIVC is binnen de DMO een full-service ICT-bedrijf dat niet alleen ICT diensten verleent aan Defensie maar ook aan andere ministeries en aan de ‘zwaailicht’-sector. Onze ICT-dienstverlening omvat een breed gebied: we leveren de werkplek, maar ook de onderliggende platformen en netwerkverbindingen. Dit bevat ook alle vormen van ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC is meer dan een ICT-leverancier: we denken mee, adviseren, lossen op en kijken verder. Het proactief adviseren over ICT binnen de bedrijfsvoeringsystemen van de klant en het bieden van support wanneer nodig, behoort bij de servicegerichte instelling van JIVC. Dat doen we 24 uur per dag, binnen het Koninkrijk der Nederlanden en daarbuiten. Voor Defensie en voor ketenpartners binnen de openbare orde en veiligheid. 

Het Loket binnen het Service Support Office (SSO) is voor zowel de interne als de externe uitvoeringsorganisatie hét aanspreekpunt voor IV-behoeftes. Hier vindt intake plaats van behoeftestellingen en regie op realisatie.
Het Loket is verantwoordelijk voor:

• Het beoordelen op volledigheid, duidelijkheid, autorisatie en het aanleggen van de administratie van alle IT-behoeftes.
• De bewaking en registratie van alle IV-behoeftes over de gehele keten op voortgang, alsmede de communicatie naar de behoeftesteller hierover. De voortgang wordt geborgd in een transparante en toetsbare administratie.
• De bewaking en registratie van klachten, alsmede de communicatie naar de behoeftesteller hierover. De voortgang wordt geborgd in een transparante en toetsbare administratie.
• De communicatie over eventuele beletsels of bijzonderheden in de dienstverlening.
• Het signaleren van en (mogelijk) oplossen van knelpunten in de bedrijfsvoering welke bijdragen aan de totstandkoming van een bedrijfsproces met interne- en externe suppliers.
• Het verbeteren van de administratieve keten n.a.v. bevindingen die geconstateerd zijn bij jaarlijks terugkerende audits op (elementen van) deze keten waarbij het Loket een vertegenwoordiging afvaardigt.
• Het uitvoering geven aan het facturatieproces.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).

De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.