Managementondersteuner in Haarlem

Een goedlopend management staat aan de basis van een succesvolle organisatie. Maar geen goedlopend management zonder de juiste ondersteuning. Dat is dan ook precies waar jij als efficiënte duizendpoot voor zorgt. Met de juiste administratieve, logistieke en organisatorische support draag jij er als managementondersteuner aan bij dat onze managers effectief functioneren.

Bij Rijkswaterstaat West-Nederland Noord werk je nauw samen met je directe collega’s binnen een pool van negen managementondersteuners. Het managentteam rekent op je. Je ondersteunt twee  districtshoofden die werkzaam zijn in IJmuiden je bent bereid je werkzaamheden zowel in Haarlem als in IJmuiden uit te voeren. Jij bent het aanspreekpunt voor hun in- en externe klanten. Dat betekent dat je proactief de mailbox en agenda van de managers beheert, en mensen telefonisch te woord staat. Daarbij filter je de informatie en contacten eruit die voor de manager relevant zijn. De overige vragen handel je zelfstandig af.

Het is aan jou om erop toe te zien dat de managers tijdig de juiste acties uitvoeren. Zo nodig zet je zelf acties in gang. Daarbij stem je zaken af met in- en externe partijen en manage je de verschillende informatiestromen. Uiteraard ga je goed om met de soms vertrouwelijke personele en bedrijfsmatige informatie. Vergaderingen en afspraken voor het management organiseer je op effectieve wijze en je zorgt voor de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld videoconferenties. Je organiseert en beheerst de documentenstroom via HPRM en ondersteunt je collega’s bij het gebruik van dit systeem. Als het nodig is, regel je ook in- en externe vergaderlocaties.

Komen er nieuwe medewerkers in dienst? Dan regel je voor hen e-mailaccounts en ICT-middelen, zoals een laptop en telefoon. Gaan er medewerkers uit dienst, dan verzorg jij hun afmelding en zie je er samen met je afdelingshoofd op toe dat zij hun ICT-middelen inleveren. Ziek- en betermeldingen verwerk je in de salaris- en personeelsadministratie P-Direkt.

Jouw klant naar tevredenheid ondersteunen. Daar gaat het jou om. Je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning, niet alleen voor de manager waarvoor je het aanspreekpunt bent, maar voor het gehele managementteam. Het waarnemen van je collega-managementondersteuners is voor jou niet meer dan vanzelfsprekend. Je hebt veel contact met hen en neemt deel aan gezamenlijke bijeenkomsten. In deze dynamische omgeving is het veelzijdige vak van managementondersteuner sterk in ontwikkeling. Daar word jij niet alleen enthousiast van; je wilt hierin ook voorop lopen en je collega’s erin meenemen. Je draagt bij aan de vakontwikkeling en houdt de mogelijkheden tot verdere digitalisering in het oog.

• Je hebt een mbo-diploma in een secretariële richting en minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je beheerst de programma's van Microsoft Office.
• Je kunt je mondeling en schriftelijk uitstekend uitdrukken in het Nederlands.
• Je bent bij voorkeur bekend met de werkprocessen van Rijkswaterstaat en het ministerie van Infrastructuur en Milieu.
• Je bent in staat een relevant netwerk te onderhouden, zowel binnen Rijkswaterstaat als bij ketenpartners.
• Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.
• Je bent flexibel inzetbaar en bent in staat om in een dynamische omgeving snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen.
• Je kunt goed samenwerken, toont initiatief en bent een kei in proactief optreden.
• Je bent dienstverlenend, klantgericht en je werkt graag met mensen.
• Je herkent je in onze kernwaarden: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.

Salarisniveau:

schaal 6

Salaris:

Min €2123 - Max €2759 bruto per maand. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.

Dienstverband:

Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Minimaal aantal uren per week:

Maximaal aantal uren per week:

36

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogenaamde 13e maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 55% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket.

Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces.