Medewerker projecten en processen in Utrecht

Dit is je werk

De afdeling Veiligheid zoekt een medewerker projecten en processen als structurele uitbreiding voor het team Officemanagement. Het team Officemanagement bestaat op dit moment uit drie medewerkers: een coördinator, die deels belast is met de functionele aansturing en projectmatige werkzaamheden, een management assistent en een ondersteuner. De werkzaamheden worden met jouw start opnieuw verdeeld.

De volgende taken behoren tot je werkzaamheden

1. Staf ondersteuning: voorbereiden en verslaglegging staf vergaderingen, bewaken van afspraken en voortgang acties in samenspraak met de strategisch adviseur, alle stukken in zaaksysteem verwerken, bestuurlijke ondersteuning op het thema OOV. Ook onderhoud je contacten met relaties en ben je aanspreekpunt voor medewerkers van de afdeling Veiligheid.

2. Ondersteuning coördinator team Officemanagement: complex agendabeheer, voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen; ondersteuning bieden bij projectmatige werkzaamheden.

3. Projectondersteuning; bewaken van administratieve processen en het signaleren van knelpunten, overleggen inplannen met derden en interne collega’s, bewaken van de opvolging/naleving van uitgezette informatie. Proactief verbeterpunten voor het proces aandragen.

We willen graag dat je binnen de afdeling Veiligheid inspiratie op kan doen, jezelf kan ontwikkelen en inhoudelijk kan verdiepen. Veiligheid werkt rechtstreeks voor de stad (portefeuille veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de eenheid Veiligheid werken ruim 70 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten

En door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. We hebben twee hoofddoelen: het verminderen van de criminaliteit, de onveiligheidsgevoelens bij burgers en het voorkomen en bestrijden van incidenten, ordeverstoringen en crises.

Dit vragen we van je

Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Als Medewerker projecten en processen ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op de werkzaamheden. Goed plannen en organiseren is één van je kwaliteiten. Daarnaast breng je een gezonde dosis flexibiliteit mee en ben je stressbestendig.

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo+ niveau.

• Daarnaast heb je minimaal 2 jaar werkervaring als Medewerker projecten en processen (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.

• Je hebt kennis van en ervaring met diverse officepakketten.

• Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten).

• Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.

• Je neemt graag werk uit handen, leidt werkzaamheden zelf en houdt van analyseren.

• Je bent een collegiale, representatieve en verantwoordelijke assistent die met veel enthousiasme ondersteuning wil bieden binnen het team.

• Je neemt graag initiatief en beschikt over organisatiesensitiviteit.

   

Dit bieden we je
We willen dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.335 en € 3.376 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.

• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik .

Dit is handig om te weten

Jouw functie oefen je uit vanuit ons Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Dit moderne stadskantoor is gericht op ontmoeten, kennis delen en flexibel werken voor jou en je collega’s. Samen maken we de stad. Thuiswerken is gezien het operationele karakter van de functie niet mogelijk.

Enthousiast geworden om als Medewerker projecten en processen voor de afdeling Veiligheid aan de slag te gaan, solliciteer dan direct. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Paul van Beijnum, Clusterhoofd Veiligheid via 06 10 03 55 45. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Jacqueline Gentenaar, Recruiter via 030-2861472.
 

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. We behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten bij voldoende geschikte reacties.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!