Wat ga je doen
Als Adviseur Bedrijfsbureau houd je je bezig met de volgende taken:
1. Je realiseert een adequate ondersteuning binnen de afdelingen op het gebied van bedrijfsvoering en adviseert inzake bedrijfsvoering aangelegenheden door:
- het ondersteunen van het management van de afdelingen bij het inbedden van bedrijfsprocessen, waaronder de administratieve organisatie en werkinstructies.
- het, ter ondersteuning van het management van de afdelingen adviseren over en bijdragen aan het beleid van de afdeling inzake personeel, organisatie, financiën, materieel en informatie.
- het, ter ondersteuning van het management van de afdelingen bijdragen aan het opstellen van bedrijfs- en activiteitenplannen en bewaken en adviseren aangaande doelmatige en doeltreffende benutting van financiële middelen.
- het op afdelingsniveau opstellen van voortgangs- en verantwoordingsrapportages betreffende de bedrijfs- en werkprocessen.
- het mede (in concept) opstellen van bedrijfs- en activiteitenplannen van de afdelingen en het bewaken van de voortgang van de uitvoering van de plannen.
- het op afdelingsniveau analyseren van de financiële gang van zaken en het opstellen van financiële verantwoordingsrapportages.
- het coördineren van de bijdragen van de afdelingen op FIT-niveau.
- het analyseren van de operationele gang van zaken binnen de afdelingen en het in beeld brengen van de fabricagekosten van producten en diensten van de afdelingen.
- het initiëren en doorvoeren van optimalisaties van de bedrijfsprocessen en werkwijzen binnen de afdelingen.
- het beheren en onderhouden van de software metrices van de afdelingen.
- het adviseren van projectmanagement vanuit de beschikbare software metrices.
- het ondersteunen van outputverantwoordelijken bij het maken van projectcalculaties.
- het toetsen van de productiviteit en kwaliteit van de afdelingen aan de hand van benchmarking en andere vergelijkingen met de markt.
2. Participeert desgewenst in het managementteam van de afdelingen en in het managementteam van het Bedrijfsbureau, door:
- het participeren in het managementteam van de afdelingen en het zo nodig, vanuit bedrijfsvoeringsoptiek, adviseren over en bijdragen aan de ontwikkeling van het beleid van de afdelingen.
- het participeren in het managementteam van het Bedrijfsbureau en het zo nodig, vanuit de uitvoeringspraktijk en/of ontwikkelingen in het vakgebied, leveren van bijdragen aan de ontwikkeling van het beleid inzake bedrijfsvoering van de afdelingen van FIT.
- het mede zorg dragen voor de realisatie van het beleid van de afdelingen en van het Bedrijfsbureau.
- het waar nodig doen van voorstellen voor het optimaliseren van het functioneren van de afdelingen en het Bedrijfsbureau.
- het vertegenwoordigen van de afdelingen en het Bedrijfsbureau in interne en externe gremia.
3. Stuurt aan en coördineert de werkzaamheden die in het Bedrijfsbureau worden verricht ten behoeve van de afdelingen, door:
- het geven van leiding aan de Bedrijfsbureaumedewerkers die werkzaam zijn voor de afdelingen en het zorgen voor een evenwichtige taakverdeling en adequate randvoorwaarden.
- het initiren en sturen van de interne besluitvormingsprocessen in relatie tot de afdelingen.
- het bewaken van de voortgang en de kwaliteit van de werkzaamheden en het stellen van prioriteiten.
- het ervoor zorg dragen dat de regelgeving inzake bedrijfsvoering in de afdelingen wordt gehandhaafd.
- het zorg dragen voor een verantwoord en doelmatig beheer van de toegewezen budgetten.
- het mede zorg dragen voor bijdragen van de afdelingen aan hogere planvormen
- het ondersteunen bij het maken van afspraken met andere eenheden binnen JIVC over de kwantiteit en de kwaliteit van de door de afdelingen te leveren c.q. te ontvangen capaciteit.
Speelruimte:
- De Adviseur Bedrijfsbureau is functioneel en hiërarchisch verantwoording schuldig aan het Hoofd Bedrijfsbureau voor wat betreft de kwaliteit van de bedrijfsvoeringsadviezen en de analyses van de financiële gang van zaken en operationeel aan de hoofden van de afdelingen voor wat betreft het tijdig en inhoudelijk correct adviseren en ondersteunen.
- Eisen, criteria, procedures, richtlijnen en instructies ten behoeve van de bedrijfsvoeringsprocessen (regelgeving op Defensie-, DMO-, JIVC- FIT- resp afdelingsniveau)
- De Adviseur Bedrijfsbureau neemt beslissingen bij het aansturen van de bedrijfsvoeringswerkzaamheden ten behoeve van de afdelingen en bij het formuleren van adviezen en toelichtingen op rapportages.
Contacten:
- Hoofd Bedrijfsbureau, het overige management en resultaatverantwoordelijken binnen de afdelingen om te adviseren over verbetering van werkwijzen en productieprocessen en om managementinformatie te verstrekken.
- Hoofd Bedrijfsbureau over de achtergrond van en de wijze van toepassen van regelgevingen, voorschriften, bedrijfsprocessen en werkwijzen betreffende bedrijfsvoering om te overleggen en af te stemmen.
- Afdelingshoofden en het MT van de afdelingen over het te voeren (bedrijfsvoerings)beleid aangaande de bedrijfsplanning, opdrachtenverwerking en een doelmatige inzet van resources. - Inkoop over de inhoud en registratie van overeenkomsten en opdrachten om informatie uit te wisselen en om te overleggen.
- De overige managementdisciplines binnen FIT om informatie in te winnen ten behoeve van het analyseren van bedrijfsvoerings- en voortgangsinformatie.
- F&C over het uitvoeren van regelgevingen, om te overleggen en af te stemmen.
- De financiële administratie betreffende verplichtingen, facturering en betalingen om te overleggen en af te stemmen.
- Informatiemanagement met betrekking tot bedrijfsvoeringssystemen om te overleggen en af te stemmen.
- DC-HR en de dedicated P&O-adviseur met betrekking tot de administratieve gegevens van personeel, om te overleggen en af te stemmen.
- De Bedrijfsbureaus van overige JIVC-organisatiedelen en Plannen & Bedrijfsvoering over de afhandeling van opdrachten om te overleggen en af te stemmen.
Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau
Minimum salaris: € 2600 bruto per maand
Maximum salaris: € 4123 bruto per maand
(Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.)
Overige arbeidsvoorwaarden
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze ICT-organisatie.
Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.
Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
De organisatie - Ministerie van Defensie
Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).
Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.
De afdeling - Defensie Materieel Organisatie, Bedrijfsbureau
De werkzaamheden worden verricht binnen het Bedrijfsbureau van de afdeling BOO (Besturen en Overige Ondersteuning IT). Het Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de afdelingen op het gebied van planning, control, administratie, informatievoorziening en middelensupport. Het bedrijfsbureau ondersteunt de afdelingen M&F (Materieellogistiek & Financiën IT), POM (Personeel, Organisatie en Medisch IT) en BOO (Besturen en Overige Ondersteuning IT, gezamenlijk Functionele IT)), het Expertise Centrum, Architectuur en de staf.
Bij het Bedrijfsbureau werken de volgende functionarissen: Hoofd Bedrijfsbureau, Adviseurs en Medewerkers Bedrijfsbureau, management-ondersteuners en Middelen- en supportcoördinatoren. Het Bedrijfsbureau maakt deel uit van de Defensie Materieel Organisatie (DMO).
DMO
DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.
Bijzonderheden
- Je handelt zowel op zakelijk als sociaal gebied integer.
- Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
- Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
