Managementassistent in Den Haag

De hoofddirectie Financiën en Control zorgt voor een ordentelijke voorbereiding, uitvoering en verantwoording van de begroting van Defensie. Dat vraagt om een sterk management dat optimaal ondersteund wordt bij de werkzaamheden. Als managementassistent speel jij daarin een belangrijke rol.

Binnen het team Managementondersteuning verricht jij zeer diverse en afwisselende werkzaamheden. Je ondersteunt de hoofddirecteur Financiën en Control en de twee andere directeuren in de breedste zin van het woord. Dit gaat dan om administratieve, logistieke en organisatorische zaken.

Het secretariaat is bij jou in goed handen: je beheert de administratie, rekening houdend met gestelde prioriteiten, en handelt uiteenlopende vragen, verzoeken en gespreken af. Daarnaast zorg je dat werkdossiers worden aangelegd en bijgehouden. Je coördineert de complexe informatiestromen en bent de spreekwoordelijke buffer in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving.

Bij je werkzaamheden maak je continu een inschatting van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, en van belang en urgentie. Daarbij leg je verbanden en weeg je consequenties van handelen tegen elkaar af, bewaak je de voortgang en afhandeling en signaleer en rappeleer je.

• Je hebt een mbo 4-diploma, aangevuld met een secretariële opleiding.
• Je hebt bij voorkeur recente werkervaring in de functie van managementassistent.
• Je beheerst Office-programma’s zoals Excel, Word en PowerPoint en standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden bij interne bedrijfsvoering en projectmanagement.
• Je hebt affiniteit met de Defensieorganisatie.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Je bent klantgericht en gaat integer om met gevoelige informatie.
• Je kunt goed samenwerken en plannen en organiseren.
• Je maakt je (nieuwe) werkwijzen en –processen snel eigen, stelt je flexibel op en bent bereid te leren.

Salarisniveau
Minimum salaris: € 1903 bruto per maand
Maximum salaris: € 2724 bruto per maand

(Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.)

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Bestuursstaf
De Bestuursstaf geeft hier namens de minister sturing aan door het formuleren van het Defensiebeleid, het toewijzen van middelen aan alle Defensieonderdelen, het toezicht houden op de besteding daarvan en het opstellen van kaders voor de Defensiebrede bedrijfsvoering. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 1.500 burgers en militairen.

De Hoofddirectie Financiën en Control (HDFC) zorgt dat de financiële processen en geldstromen binnen Defensie op de juiste manier verlopen. Voor het functiegebied control en audit is sprake van functionele kaderstelling door HDFC gegeven de wet- en regelgeving van Financieel-Economische Zaken. HDFC is procesmodeleigenaar voor de financiële processen en ziet toe op een ordentelijke voorbereiding, uitvoering en verantwoording van de begroting.

HDFC wordt aangestuurd door de hoofddirecteur HDFC en bestaat uit de directie Begroting, de directie Managementinformatie en beheer, en het kabinet. Het kabinet ontwikkelt, coördineert en bewaakt de interne bedrijfsvoering van de HDFC en vormt het koppelvlak met DBOBS. Ook zorgt het kabinet voor de managementondersteuning van de directie en ondersteunt de hoofddirecteur bij in- en extern optreden en overlegvormen.

• De functie is voor 16 uur per week, op maandag en vrijdag.
• Het betreft een tijdelijke aanstelling voor twee jaar.