Managementondersteuner in Utrecht

Beschrijving

Voor de afdelingshoofden van Innovatie & Markt (I&M) en Inkoopventrum GWW (ICG) van Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud zoeken wij een nieuwe managementondersteuner(MO). Een MO die als trotse vakinhoudelijke  professional in het licht van alle ontwikkelingen wendbaar is, gericht is op samenwerken en klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan. De MO die zelf mogelijkheden ziet en pakt en elke dag met plezier naar het werk gaat. 

Als managementondersteuner bij Rijkswaterstaat werk je vanuit een pool van managementondersteuners. Samen met je collega’s zorg je dat de samenwerking binnen de pool goed verloopt. Het managementteam waarvoor je werkt, rekent op je: jij hebt een belangrijke spilfunctie waarin je bijdraagt aan hun effectief functioneren.

Binnen ons team Management Ondersteuning ben jij een enthousiaste en gedreven managementondersteuner met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je vindt het een uitdaging om een bijdrage te leveren aan onze managementpool. Daarbij vervul je op jouw vakgebied een coördinerende rol: je stemt zaken inhoudelijk en procedureel af met de verschillende in- en externe partijen. Ook zorg je voor het managen van de diverse informatiestromen ter ondersteuning van de afdelingshoofden..

Je werkt in een dynamische context. In het kader van Koers 2020 wordt op dit moment gekeken naar de ontwikkelingen op het vakgebied. Dat vraagt wel wat van je op het gebied van klantgerichtheid, flexibiliteit, ondernemerschap en pro activiteit. Je bent een vast aanspreekpunt voor de afdelingshoofden van I&M en ICG en vervangt de andere managementondersteuners bij afwezigheid. Je beheert de agenda en de mailbox van de managers en staat telefonisch mensen te woord. Daarbij filter je de informatie en contacten die voor de managers relevant zijn. De andere vragen handel je zelfstandig af.

Je bewaakt de acties die de managers moeten uitvoeren en zet ze zo nodig zelf in gang. Je verzorgt de stukkenstroom voor diverse overleggen, bij voorkeur op een digitale wijze (iBabs). Ook ondersteun je bij de communicatie-uitingen, organiseer je (speciale) bijeenkomsten en zorgt voor de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld videoconferenties. Verder behandel je de aanvragen voor dienstreizen van de managers.

Als spin in het web onderhoud je een relevant relatienetwerk en de in- en externe contacten van het managementteam. Je ontvangt bezoekers en hebt contacten met externe opdrachtgevers voor het uitwisselen van informatie over lopende zaken. Bovendien heb je regelmatig contact met je collega-managementondersteuners en neem je deel aan de bijeenkomsten voor managementondersteuners.
Je bent een kei in dienstverlening en proactief optreden. Je bent dus altijd bezig met het naar tevredenheid ondersteunen van de managers. Jouw expertise is een onmisbare bijdrage aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen van Rijkswaterstaat. Je voelt je echt verantwoordelijk voor de kwaliteit van ondersteuning aan het hele managementteam, dus niet alleen voor de managers waarvoor je aanspreekpunt bent.

  • Je hebt een mbo-diploma in een secretariële richting en minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je hebt kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
  • Je hebt inzicht in functionele verhoudingen, belangen, gevoeligheden en relevante administratieve processen binnen de organisatie.
  • Je weet om te gaan met vertrouwelijke personele en bedrijfsmatige informatie die je tijdens je werk onder ogen krijgt.
  • Je hebt kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
  • Je beheerst de programma's van Microsoft Office voldoende.
  • Je beheerst de Nederlands taal uitstekend, zowel in woord als geschrift
  • Je bent klantgericht, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.
  • Je kunt goed samenwerken en bent flexibel inzetbaar.
  • Je bent een kei in plannen & organiseren, en beschikt over leer- en inlevingsvermogen.
  • Je bent bij voorkeur bekend met de werkprocessen van Rijkswaterstaat en het ministerie van Infrastructuur en Milieu.
  • Je bent in staat een relevant netwerk te onderhouden, zowel binnen Rijkswaterstaat als bij ketenpartners.
  • Je kunt proactief optreden en kunt in een dynamische omgeving snel schakelen tussen verschillende onderwerpen.
  • Je herkent je in onze kernwaarden: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.
Salarisniveau:
schaal 6
Salaris:
Min €2123 - Max €2759 bruto per maand. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.
Dienstverband:
Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)
Minimaal aantal uren per week:
Maximaal aantal uren per week:
36

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogenaamde 13e maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 55% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket.

  • Eén dag in de week flexibel op een andere locatie/thuis werken behoort tot de mogelijkheden.
  • Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces.

Extra informatie

Plaats
Utrecht
Dienstverbanden
Fulltime (startersfunctie)
Gepubliceerd op
03-12-2018

De Meern | Utrecht | Fulltime (startersfunctie)

Deel deze vacature

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.