Managementassistent Concerndirectie & Managementassistent CIO in Utrecht

Concreet houdt dit in dat je

• Directie en managers ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied, in de breedste zin van het woord;

• Samen met je collega’s een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;

• Met plezier een complexe agenda en volle mailbox beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en wat minder belangrijk is in de agenda en mailbox en daarover helder communiceert;

• Er voor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;

• De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;

• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager;

• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;

• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;

• Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.

  
  We zoeken een echte managementassistent. Samen met je collega’s ondersteun je de CIO of de Concernmanagers van de directie van de gemeente Utrecht op organisatorisch en secretarieel gebied. Elk van onze managers stuurt op een eigen werkveld en is daarbij ook trekker van sector overstijgende projecten. Je werkt in deze functie dicht bij de politiek. Jij en je collega’s zijn lid van het team van assistenten van de Bestuurs-en Concernstaf (BCS) die werken als een zelfregelend team. Jullie dragen met elkaar de verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het management als geheel, waarbij ieder ook een eigen vast team vormt met de eigen manager. Je regelt met de collega’s van het team de planning en de bezetting van het team Officemanagement. Je werkt als team samen aan de doorontwikkeling van onze eigen officemanagementdienstverlening binnen de BCS.

   

  Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Gezien het werkveld is affiniteit met de bedrijfsvoering van een professionele overheidsorganisatie een pre. Specifiek voor de ondersteuning van de CIO is affiniteit met ICT een vereiste, ervaring in dit werkveld is een pre.

   

  Onze werksfeer is prettig en informeel. Als gemeente werken wij het beste als onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers.

   

  Dit bieden we je
  Een 32-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.040 en € 2.986 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.

  Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris. Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik

   

  Dit vragen we van je

• Je bent in het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste Mbo plus niveau;

• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als management assistent van een directeur;

• Je hebt recente ervaring met de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, het lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;

• Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunt deze je snel eigen maken (zoals Office, Ibabs, Zaaksysteem, Digiplaza);

• Je krijgt energie van je werk en je beschikt over een groot inlevingsvermogen/sensitiviteit;

• Je bent leergierig en staat open voor ontwikkeling;

• Je bent dienstverlenend, accuraat, een teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld.

   

  Dit is handig om te weten

  Vakantieverlof dient zoveel mogelijk tijdens de recesperioden te worden opgenomen. Binnen het team is een weekbezetting afgesproken die er vanuit gaat dat iedereen op woensdag of vrijdag komt werken. Jij en je collega stemmen je vaste vrije dag af met het zelfregelend team, zodat een goede weekbezetting op het assistentenblok kan worden gegarandeerd. Voor de CIO ondersteuning is het fijn als je op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag werkt.

   

  We zoeken iemand die nog voor de kerst enkele dagen kan worden ingewerkt en vanaf het nieuwe jaar echt kan starten. Wanneer je nu nog niet bij de gemeente werkt, dan starten we met een jaarcontract.

   

  Reageren met motivatiebrief en cv uiterlijk 9 november 2018.

  We laten je uiterlijk 14 november aan het einde van de werkdag weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek.

  Gesprekken vinden plaats op 20 en 21 november, hou daar vast rekening mee in je agenda.

  Vrijdag 23 november is de laatste ronde, een zogenaamd klikgesprek met de manager in kwestie.

  Maandag 26 november volgt een arbeidsvoorwaardengesprek. We sturen er op aan dat je per 1 december op kunt zeggen en zien graag dat je per 1 januari kunt beginnen.

   

  Enthousiast geworden om als Managementassistent Concerndirectie aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Suzette de Korte (06 29602245) of Wilma Groenewegen (0643835426). Dit zijn collega’s uit het team.

  
  De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!