Portfoliobeheerder I&A Projecten in Utrecht

Beschrijving

Voor de afdeling Bedrijfsvoering, team ICT is de provincie Utrecht op zoek naar een:
Portfoliobeheerder I&A Projecten
Fulltime, vaste aanstelling

Werken bij de provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur, de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie een continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze nieuwe organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers is een randvoorwaarde voor ons succes.
Context
De informatievoorziening van de provincie Utrecht digitaliseert en automatiseert in een hoog tempo. Op het gebied van de informatievoorziening heeft de provincie Utrecht een enorme ambitie. Door het Concern Management Team is, als onderdeel van de maatschappelijke opgave Professionele Organisatie, de Concernopgave I-Opgave / Digitale Overheid vastgesteld. In deze concernopgave wordt nauw samengewerkt met vertegenwoordigers uit de verschillende onderdelen van de provincie-organisatie (de 3 domeinen: BDV, LFO en MOB en de stafafdelingen CCO, BDO en de Statengriffie).
Voor deze concernopgave is een zgn. opgave manager aangesteld, die sturing geeft aan een programma bestaande uit 3 programmalijnen en -teams, die zorgdragen dat:

  • De informatievoorziening van de provincie in 2020 minimaal het niveau BISL 2 heeft bereikt;
  • Lopende I&A initiatieven en projecten (uit 2017) onder centrale regie conform worden afgerond;
  • Nieuwe I&A initiatieven en projecten (uit 2018 e.v.) onder centrale regie conform worden afgerond;
Deze concernopgave betreft de informatievoorziening van het gehele concern en wordt aangepakt door een hoge mate van integratie op het gebied van kaderstelling, advisering en uitvoering binnen de PIJOFAH-kolommen.
Aanleiding
De provincie wil een verbeterslag maken in het programmeren en prioriteren van projecten. De professionalisering van het portfolio- en projectmanagement heeft als doel de goede projecten te doen en die ook goed te doen. Om dat te bewerkstelligen zijn een Portfolio Office (PFO) en een portfoliomanagementproces ingericht. Dit is onderdeel van programmalijn 1 van de I-opgave.

Je gaat je bezighouden met het verder inrichten van portfoliomanagement binnen het nieuwe Portfolio Office (PFO) en stemt daarbinnen af met de verschillende stakeholders. Je werkt daarin nauw samen met de coördinator Project- en Portfoliomanagement (PPM) en met de projectcontroller. Bij issues met lopende projecten of programma’s adviseer je aan de desbetreffende portfolio-eigenaar, diens Business Information Manager (BIM-er) of de contactpersoon van het betreffende organisatieonderdeel en breng je consequenties in kaart.
Je bent verantwoordelijk voor:

  • Mede organiseren van de portfolioboards;
  • Inrichten van het besluitvormingsproces over het portfolio (de portfolio’s) van lopende en toekomstige projecten, voor sturing op programma-, project- en CMT niveau;
  • Consolideren projectrapportages t.b.v. de portfolioboards en/of portfolioraad;
  • Voorstellen tot prioritering van ideeën en projecten in hun portfolio’s;
  • Organiseren overleg t.b.v. afwijkingen en oplossingsscenario’s;
  • Rapporteren over het portfoliomanagement aan Coördinator PPM;
  • Afwegen, consequenties bepalen en na akkoord inpassen van changes in portfolio’s;
  • Onderhouden projectprocessen, rapportages en de bijbehorende handboeken.
Je hebt daarnaast de volgende lijntaken:
  • Bewaken van de samenhang tussen verschillende projecten binnen een portfolio
  • Bewaken van de samenhang tussen de verschillende portfolio’s en bedrijfsdoelstellingenSignaleren van voortgang en knelpunten
  • Rapportages opstellen voor de boards
  • Omvormen van besluiten tot heldere projecteisen
  • Project Intake voorbereiden en voorzitten
  • (advies) Projectdecharge voorbereiden
  • Kwartaalrapportage  voor ICT Governance Board (het CMT) opstellen met : Portfoliovolwassenheid, Financieel beheer,  Risicomanagement, Resources
  • Afstemmen met de BIM-er, Boards en/ of stakeholders.

  • Het salaris voor deze functie bedraagt maximaal € 4.017,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (schaalniveau 10).
De provincie Utrecht beschikt over uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals het Individuele Keuze Budget van 22,37% (tot en met schaal 13. Vanaf schaal 14 is dat 21,82%. Je beschikt als medewerk(st)er zelf over dit budget en je bepaalt zelf wanneer je welk deel ervan laat uitbetalen, bovenop je maandelijkse salaris. De provincie Utrecht hecht veel waarde aan een gezonde balans tussen werk en privé en kent een ruime ATV regeling. Daarnaast vinden we het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met  een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om op deze functie te solliciteren.

  • Je hebt minimaal een HBO+ werk- en denkniveau
  • Je bent bekend met de projectmanagement
  • Je bent goed in verbinden van en samenwerken in projecten
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met projecten en advisering op management- / directieniveau bij de overheid waarvan minstens twee jaar bij provincie of gemeente
Persoonlijke eigenschappen
  • Teamwork, de randvoorwaarde om met een team de ontwikkeling van een groter geheel kunnen realiseren. Zeker bij agile maar ook bij toepassing van andere methoden hangt veel van jouw vaardigheid in teamwerk af.
  • Communicatief vaardig weerspiegelt hoe je één op één, met een team of een volle zaal de aandacht krijgt, een heldere boodschap af kunt geven en je doel bereikt.
  • Creativiteit en vindingrijkheid.
Vaardigheden
  • Ontwikkelen en besturen van het projectvoortbrengingsproces. Inrichten is één, het goed inzetten en beheersen is iets anders.
  • Adviseren, managen of besturen: het komt telkens neer op je vermogen samen te werken.
  • Je bent een verbinder, kunt overzicht creëren en op draadkrachtige wijze richting geven en doelstellingen en resultaten realiseren
Kennis
  • Projectmethoden en –technieken. In de geschetste setting moet je heel breed zijn. Nieuwe kennis en vak-ontwikkeling zijn van alledag.
  • Ben je bekend met projectmanagementcompetenties (zoals IPMA of anderszins).
  • Stakeholdermanagement, ken je stakeholders en weet deze te enthousiasmeren en in de juiste richting te bewegen.
  • Risicomanagement inbedden als onderdeel van projectsturing.
Een assessmentonderzoek maakt deel uit van de procedure.

Extra informatie

Plaats
Utrecht
Dienstverbanden
Fulltime (startersfunctie)
Gepubliceerd op
24-10-2018

De Meern | Utrecht | Fulltime (startersfunctie)

Deel deze vacature

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.