Managementondersteuner in Utrecht

Enthousiast, gedreven en proactief; dat zijn eigenschappen die jij zeker hebt. Als managementondersteuner weet jij als geen ander dat goedlopend management vraagt om de juiste ondersteuning. Dankzij jouw administratieve, logistieke en organisatorische support kunnen onze programmadirecteuren effectief functioneren.

Je ziet erop toe dat de programmadirecteuren tijdig de juiste acties uitvoeren. De naleving van afspraken, termijnen en routing; je hebt er goed zicht op en zet eventueel zelf de benodigde acties uit. Je maakt proactief realistische inschattingen van de urgentie en het belang van zaken. Vergaderingen en afspraken voor het management organiseer je op effectieve wijze waarbij je, als dat nodig is, ook de in- en externe vergaderlocaties regelt. Je organiseert en beheerst de documentenstroom via het softwaresysteem HPRM en ondersteunt je collega’s bij het gebruik van dit systeem.

Als het aanspreekpunt voor in- en externe klanten beheer je proactief de mailbox en agenda en sta je mensen telefonisch te woord. Komen er nieuwe medewerkers in dienst? Dan regel je voor hen e-mailaccounts en ICT-middelen. Gaan er medewerkers uit dienst, dan verzorg jij hun afmelding en zie je er samen met je programmadirecteur op toe dat zij hun ICT-middelen inleveren. Ziek- en betermeldingen verwerk je in de salaris- en personeelsadministratie P-Direkt. De vertrouwelijke personele en bedrijfsmatige informatie die je onder ogen krijgt, is bij jou in goede handen.

Bij je organisatieonderdeel NOVA werk je nauw samen met je directe collega’s binnen een pool van managementondersteuners. Je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van ondersteuning aan de gehele organisatie, dus niet alleen voor je eigen klanten. Het waarnemen van je collega-managementondersteuners is voor jou niet meer dan vanzelfsprekend. Zo vervang je de directiesecretaresse van de algemeen directeur bij afwezigheid. In deze dynamische omgeving is het veelzijdige vak van managementondersteuner sterk in ontwikkeling. Daar word jij niet alleen enthousiast van; je wilt hierin ook voorop lopen en je collega’s erin meenemen. Je draagt bij aan de vakontwikkeling, leert van je ervaringen en fouten, maakt je nieuwe kennis en inzichten snel eigen en vraagt feedback op geleverde producten en diensten. Ook houd je de mogelijkheden tot verdere digitalisering in het oog.

• Je hebt een mbo-diploma in een secretariële richting en minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je kunt goed overweg met Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
• Je beheerst de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden bij interne bedrijfsvoering en projectmanagement.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een breed netwerk binnen de eigen organisatie en extern met secretariaten van ketenpartners, en weet dit goed in te zetten.
• Je bent klantvriendelijk, betrouwbaar en pro-actief en kunt snel schakelen tussen verschillende onderwerpen, ook in een dynamische omgeving.
• Je bent gericht op samenwerking en in staat collega’s te vervangen tijdens hun afwezigheid.
• Je bent je bewust van de (in)formele regels, verschillende posities, ontwikkelingen, gevoeligheden en krachtenvelden binnen en buiten de organisatie en handelt hiernaar.
• Je herkent je in onze kernwaarden: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.

Salarisniveau:

schaal 6

Salaris:

Min €2123 - Max €2759 bruto per maand. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.

Dienstverband:

Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)

Minimaal aantal uren per week:

Maximaal aantal uren per week:

36

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogenaamde 13e maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 55% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket.

• Woensdag en vrijdag behoren tot je vaste werkdagen.
• Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces.