Bestuurssecretaresse in Zoetermeer

De bestuurssecretaresses van de gemeente Zoetermeer werken binnen het team bestuursondersteuning. Als bestuurssecretaresse werk jij direct voor één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders. Binnen het team bestuursondersteuning werken bestuurssecretaresses, bestuursadviseurs en bestuursondersteuners nauw samen aan de optimale ondersteuning van het college. Het huidige team bestaat uit zes bestuurssecretaresses, zes bestuursadviseurs en drie bestuursondersteuners.

Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor de directe secretariële ondersteuning van één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer. Jij bent in staat om uiterst zorgvuldig, zelfstandig, professioneel en volledig digitaal ondersteuning te bieden aan één of meerdere bestuurders. Van jou verwachten wij dat jij flexibel en klantgericht bent en geen negen tot vijf mentaliteit hebt. Jij werkt in deze functie coöperatief en nauw samen met het college, jouw directe collega’s uit het team bestuursondersteuning, de ambtelijke organisatie en derden. Verder ben jij resultaatgericht, initiatiefrijk, communicatief vaardig en ben jij bereid te investeren in de organisatie, het team en jezelf.

Hoofdtaken

• Algemene secretariële dienstverlening aan één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders.
• Agendabeheer, e-mailbeheer, eventueel beheer facebookpagina bestuurder, afspraken maken.
• Telefoonbehandeling, boodschappen aannemen en algemene informatie verstrekken.
• Ontvangen bezoekers.
• Behandelen van correspondentie.
• Voorbereiden – organisatorisch en administratief – van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Uitzetten van afspraken, klachten, meldingen en actiepunten in de organisatie en voortgangsbewaking; toezien op voortgang en tijdige afhandeling van afspraken, klachten, meldingen en actiepunten; koppelt waar nodig terug.
• Signaleren en informeren van bestuur, directe collega’s en organisatie over voor partijen van belang zijnde zaken.
• Meedenken over het werkproces en bijhouden ontwikkelingen op het eigen vakgebied.

• MBO diploma (secretarieel)
• Ruime ervaring; bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Uitstekend in staat te werken met standaard kantoorapplicaties en volledig digitaal te werken is vanzelfsprekend
• Geen negen tot vijf – mentaliteit