Bestuurssecretaresse wethouders in Zaandam

Als bestuurssecretaresse val je onder de afdeling BMO (Bestuur- en Managementondersteuning). Deze afdeling stuurt de secretariaten centraal aan. Als bestuurssecretaresse ben je gehuisvest op de bestuursvleugel en werk je voor de wethouders. Je werkt nauw samen met collega bestuurssecretaresses en vervangt elkaar indien nodig. Het behoort tot de mogelijkheden dat je rouleert binnen het secretariaat en dat je indien nodig de secretaresse van de gemeentesecretaris vervangt bij afwezigheid. Binnen het team BMO werken wij zo veel mogelijk digitaal en daarmee papierloos. In deze zelfstandige functie ben je de schakel tussen de bestuurders en de ambtelijke organisatie. Je houdt je bezig met het uitzetten van (politiek gevoelige) vragen. Je ondersteunt de bestuurder bij zijn/haar werkbezoeken en overleggen.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Het beheren van de complexe agenda van de wethouders; het plannen, bewaken en nakomen van afspraken en het zorgen voor de juiste prioriteitstelling;
• Het opstellen, coördineren en bewaken van programma’s voor (werk)bezoeken van de wethouders;
• Het adviseren van zowel externen als medewerkers binnen de ambtelijke organisatie over de te volgen processen en procedures,bijvoorbeeld het bestuurlijk besluitvormingsproces;
• Het voor de wethouders bewaken van het proces rondom de bestuurlijke besluitvorming;
• Het organiseren van de logistieke planning van afspraken;
• Het verrichten van diverse correspondentie;
• Het toetsen van de inhoud van documenten voor de wethouders t.b.v. gesprekken en vergaderingen;
• Het verzorgen van inkomend telefoonverkeer en de (digitale) postbehandeling;
• Het signaleren van knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties en het komen met verbetervoorstellen;
• Het vervangen van je collega’s binnen het team bestuurssecretariaat (aanwezigheid wordt onderling afgestemd);
• Het ondersteunen van de wethouders bij de voorbereiding van overleggen, het zorgdragen voor tijdige aanlevering van stukken en het plannen en organiseren van bijeenkomsten.

• HBO werk- en denkniveau met ruime en recente werkervaring in een vergelijkbare functie bij een gemeente
• Aantoonbaar ervaring als zelfstandige secretaresse voor wethouders in een gemeentelijke organisatie
• Bestuurlijk sensitief ingesteld
• Vakvolwassen, adequaat, accuraat en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel
• Proactieve en resultaatgerichte werkhouding
• Representatief: een persoon die stevig in de schoenen staat en houdt van aanpakken
• Teamplayer
• Perfect Nederlands in woord en geschrift

• Een zelfstandige en brede functie, waarin zowel je organisatietalent als je proactiviteit goed kwijt kunt.
• Het salaris bedraagt max. €3376 bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week, schaal 8). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een aanstelling voor de duur van een jaar met de intentie om bij wederzijdse tevredenheid daarna om te zetten naar een vaste aanstelling.
• Een functie voor 36 uur per week (32 uur of 4x9 is niet bespreekbaar).
• Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is 17,05% van je salaris en is opgebouwd uit vakantiegeld, eindejaarsuitkering, levensloopbijdrage en bovenwettelijk verlof. Je kunt jouw IKB (maandelijks) laten uitbetalen of besteden aan een aantal bestedingsdoelen zoals verlof, studie (indien niet vergoed door Zaanstad), fiscaal voordeel woon-werkverkeer, fietsregeling
• Het basisverlof bedraagt 161,6 uur per jaar (+ 14,4 uur in het IKB) bij een fulltime aanstelling Daarnaast ontvang je 2-3 extra verlof dagen per jaar en is het mogelijk om verlofdagen te (ver)kopen.
• Een uitstekende pensioenvoorziening.
• Goede bereikbaarheid per openbaar vervoer. Op basis van fiscale uitruil wordt er tegemoet gekomen in de reiskosten.

Zaanstad behoort tot de 15 grootste gemeenten van Nederland. Dat is groot genoeg om interessante projecten te kunnen realiseren en compact genoeg om je snel thuis te voelen. De medewerkers van Zaanstad hebben een hoog ambitie niveau en zijn betrokken bij hun omgeving. Het stadhuis in het spraakmakende centrum van Zaandam ondersteunt “het nieuwe werken” met moderne faciliteiten.