Helaas, deze vacature is niet actief.

Medewerker verwervingsadministratie in Utrecht

Wat ga je... Bij het ministerie van Defensie werken wereldwijd zo’n 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Zij worden onder meer gesteund door de afdeling Logistiek die — door slim in te kopen en op...

Beschrijving

Wat ga je doen

Bij het ministerie van Defensie werken wereldwijd zo’n 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Zij worden onder meer gesteund door de afdeling Logistiek die — door slim in te kopen en op tijd te bevoorraden en af te stoten — de voorraad optimaal en de kosten minimaal houdt. Jij draagt hier als medewerker verwervingsadministratie aan bij.

Je werkt voor de afdeling Logistiek binnen het Materieellogistiek Commando Land. Jouw werkzaamheden vallen grofweg uiteen in drie onderdelen. Je verwerkt Aanvragen tot Behoeftevervulling (ATB’s) en verwervingsdossiers in de inkoopapplicatie Verwerving (IAV),  en je muteert de gegevens in de desbetreffende logistieke systemen. Daarnaast coördineer en bepaal je welke verwervingsdossiers moeten worden opgenomen in de archieven en maak je uitgaande bescheiden verzendklaar. Ten slotte bepaal je welke overige dossiers moeten worden opgenomen in de archieven. Je verstrekt informatie uit de dossiers, vraagt documenten op en draagt relevante dossiers over aan het semi-statisch archief.

Jouw taken

Het verwerken van ATB's en verwervingsdossiers:

  • Je bepaalt welke stukken moeten worden geregistreerd in de IAV, waarbij je rekening houdt met de daarvoor geldende richtlijnen.
  • Je voert de mutaties — na goedkeuring — uit in IAV en verwerkt ze in de logistieke systemen.
  • Je bepaalt naar welke afdeling en/of verwerver de bescheiden ter behandeling gaan en geeft de routing aan.
  • Je raadpleegt de aanwezige gegevensrubrieken, vraagt gegevens over stukken en
  • stukkenverzamelingen op en bepaalt de voorlopige dossierbestemming.
  • Je verwerkt de basisgegevens over de bescheiden en de behandelings- en verblijfplaatsgegevens.
  • Je legt, naast het hoofdonderwerp, belangrijke gegevens uit de bescheiden vast.
  • Je past zo nodig de verwervingsdossiers aan of ziet erop toe dat de betrokken functionaris dit doet.
  • Je bewaakt en verricht de offerteopening voor dossiers met een verwachte omvang tot € 50.000,-.
  • Je neemt deel aan de offerteopeningscommissie voor dossiers met een verwachte omvang van € 50.000,- of meer.

Het coördineren van verwervingsdossiers en het verzendklaar maken van bescheiden:

  • Je bepaalt welke stukken moeten worden geregistreerd in de archieven, waarbij je rekening houdt met de daarvoor geldende richtlijnen.
  • Je bepaalt de termijn waarbinnen de bescheiden moeten zijn afgedaan en legt  relaties vast met andere geregistreerde bescheiden.
  • Je verwerkt de interne en externe verzending en ontvangst van geregistreerde verwervingsbescheiden, en de stukken die administratief zijn afgedaan.
  • Je rappelleert als de afdoeningstermijn wordt overschreden.
  • Je controleert de uitgaande post op juiste adressering en ondertekening, het aantal bijlagen en de aanwezigheid van voorgeschreven documenten.
  • Je zorgt voor ondertekening van de uitgaande bescheiden.
  • Je zorgt voor de verzending van de uitgaande bescheiden en geeft zo nodig de wijze van verzending aan.
  • Je past zo nodig de verwervingsdossiers aan of ziet erop toe dat de betrokken functionaris dit doet.

Het beheren van de archieven:

  • Je controleert de dossiers op volledigheid en afdoening.
  • Je houdt bij het samenstellen van de dossiers rekening met rubricering,  persoonlijke belangen en met de belangrijkheid.
  • Je verwerkt dossiergegevens, legt de verblijfplaats vast, kent de statuscode in het IAV toe en muteert wijzigingen van de verblijfplaats.
  • Je maakt de dossiers gereed voor overdracht en verplaatst die naar het semi-statische archief.
  • Je scant niet-digitale documenten voor digitale archiefvorming.
  • Je verzendt offerteaanvragen, dossiergerelateerde  correspondentie, orders, overeenkomsten en EG-stukken via de postkamer.
  • Je verzendt, ontvangt en distribueert faxberichten.
  • Je voert reproductiewerkzaamheden uit van bijvoorbeeld orderafschriften, brieven of specificaties, eventueel in samenwerking met de centrale reproductieafdeling.
  • Je behandelt betalingsfacturen en rappels.
  • Je handelt dossiers af middels keurings- en ontvangstrapporten.
Wie zoeken we
  • Je hebt een mavo-diploma, bij voorkeur aangevuld met NEVI MIL.
  • Je hebt kennis van het inkoopproces, in het bijzonder van de administratieve kant daarvan.
  • Je hebt inzicht in de materieellogistieke en financiële processen binnen de Defensie Materieel Organisatie.
  • Je bent vaardig op het gebied van registratie, archivering, dossiervorming en  verzending.
Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau
Minimum salaris: € 1903 bruto per maand
Maximum salaris: € 2724 bruto per maand

(Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.)

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

De organisatie - Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

De afdeling - Materieellogistiek Commando Land, afdeling Logistiek

De afdeling Logistiek richt zich op de herbevoorrading van de operationele commando’s, zowel in de operationele situatie als in de vredessituatie, en op de afdeling Techniek van het Materieellogistiek Commando.

De afdeling Logistiek zorgt ervoor dat de bevoorrading tijdens de hele levenscyclus van systemen optimaal is. Dat gebeurt door slim in te kopen, op tijd te bevoorraden en af te stoten en hierover de regie te houden. Daarmee is de voorraad optimaal en de kosten die daarmee gemoeid zijn minimaal.

Ook houdt de afdeling zich bezig met de logistieke sturing van de organisatie. Daarbij zorgen behoefteplanning, assortimentsontwikkeling, artikelbeheer en logistieke analyses voor de nodige kennis over grondgebonden systemen. Het gaat dan om alle fasen van de levenscyclus, dus zowel het voorzien in systemen, maar ook de instandhouding en afstoting ervan.

De logistieke taken inslag, opslag en uitslag zijn belegd bij de Producteenheid Fysieke Distributie. Het cluster Defensie Uitleen Organisatie heeft daarnaast de taak uitlenen van een deel van het toegewezen assortiment.

Extra informatie

Plaats
Utrecht

Utrecht

Schrijf je nu in!

Wil jij op de hoogte gehouden worden van nieuwe interessante vacatures en altijd binnen 1 muisklik kunnen solliciteren? Schrijf je in als werkzoekende!

DIRECT INSCHRIJVEN

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.