Helaas, deze vacature is niet actief.

Secretaris Utrechtse Werktafel

De Utrechtse... De Utrechtse Werktafel is het regionale werkbedrijf van de arbeidsmarktregio Midden-Utrecht (). Dit betekent dat de gemeenten en regionale sociale diensten van 15 gemeenten uit de regio samenwerken om mensen met een...

Beschrijving

De Utrechtse Werktafel

De Utrechtse Werktafel is het regionale werkbedrijf van de arbeidsmarktregio Midden-Utrecht (). Dit betekent dat de gemeenten en regionale sociale diensten van 15 gemeenten uit de regio samenwerken om mensen met een lange afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen. Deze samenwerking vindt plaats op verschillende niveaus: van de uitvoering door accountmanagers en jobhunters, naar beleidsadviseurs, managers en bestuurders. We doen dit in samenspraak met sociale partners (CNV, FNV en VNO-NCW) en we hebben contact met werkgevers en een afvaardiging van de regionale cliëntenraden.

 

De Utrechtse Werktafel werkt voor 14 gemeenten, waardoor het een complexe samenwerking is waarbij het belangrijk is dat interne communicatie en afspraken helder zijn. Hier ligt een belangrijke taak voor de secretaris. De secretaris zorgt voor een stabiele basis en continuïteit op de samenwerking door de gemaakte procesafspraken vast te leggen, volgen en andere te attenderen op deze afspraken. Je bent de spin-in-het-web en zorgt dat iedereen in de samenwerking beschikt over relevante en up-to-date informatie.

 

Plaats in de organisatie

Je komt te werken voor de afdeling Werk & Inkomen van de gemeente Utrecht maar, je staat in dienst van de hele regionale samenwerking. Je werk voer je uit vanuit huis vooral online via Team en telefonisch contact. Indien het weer mogelijk is werk je op de 15e verdieping bij de beleidsafdeling van Werk & Inkomen op het Stadkantoor. Je wordt aangestuurd door de regio-coördinator waar je nauw mee samenwerkt. Daarnaast heb je veel contact met de directeur Werk & Inkomen, de voorzitters van de overige platformen, de Utrechtse betrokken beleidsadviseurs, de secretariaten en de griffies van de 15 gemeenten.

 

Dit is je werk

De secretaris voert onderstaande werkzaamheden uit op drie onderwerpen: de ‘Spin-in-het-web’, communicatie en in de overlegstructuur.

 

Spin-in-het-web

  • Zichtbaar aanspreekpunt voor medewerkers binnen de Utrechtse Werktafel, en is daarom ook goed bereikbaar
  • Signaleert wat er in de samenwerking gebeurt en wat er anders gaat dan afgesproken en weet hierop medewerkers op de juiste toon te attenderen
  • Beheert het intranet van de Utrechtse Werktafel (Pleio)
    • Zorgt ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben tot Pleio;
    • Zorgt dat alle stukken tijdig op Pleio staan en up-to-date zijn.
  • Coördineert uitgave halfjaarlijkse mijlpalenmonitor
    • In overleg met regio-coördinator opstellen proces en cyclus voor uitbrengen mijlpalenmonitor
    • Maakt planning en volgt deze op;
    • Haalt resultaten en input op;
    • Geeft opdracht aan vormgever mijlpalenmonitor;
    • Zorgt dat mijlpalenmonitor met begeleidende raadsbrief wordt verzonden.
  • Ondersteunt adviseurs bij processen en planningen van bijvoorbeeld subsidie aanvragen

 

Communicatie

  • Beheer e-mail inbox
  • Beantwoord binnenkomende vragen en zet waar nodig e-mail door naar andere personen
  • Communiceert namens de Utrechtse Werktafel, stemt waar nodig af met adviseurs of directeuren;
  • Verspreid intern aangeleverde informatie
  • Denkt met communicatieadviseur mee over communicatie-uitingen

 

Overlegstructuur

Deze werkzaamheden hebben betrekking op het faciliteren van de complexe overlegstructuur. De Utrechtse Werktafel heeft een document vastgesteld waarin is opgenomen welke ondersteuning bij de verschillende soorten overleggen door de secretaris wordt geboden. Dit document ontvang je zodra je bij ons aan de slag gaat. De werkzaamheden hieronder geven een goed overzicht aan het totaalpakket aan werkzaamheden.

  • Plant, organiseert en ondersteunt de overlegstructuur van de Utrechtse Werktafel
    • Zelfstandige voorbereiding en in afstemming met Directeur W&I, Wethouder Linda Voortman en de regio-coördinator van de agenda en stukken;
      • Opstellen agendapunten aan de hand van aangeleverde punten;
      • Overzien welke onderwerpen op welke overleggen geagendeerd worden en ervoor zorgen dat voorstellen aan directeur of bestuurder de juiste route afleggen;
      • Aangeleverde stukken lezen en controleren op compleetheid en geschiktheid voor de bedoelde overleggen;
      • Zorgen dat agendapunten voorzien zijn van voorblad volgens opgestelde overlegprincipes;
      • Voorzitter ondersteunen in het concretiseren van afspraken ben besluiten;’
      • Notuleren en verspreiden actie- en besluitenlijst volgens vastgestelde overlegprincipes;
      • Uitvragen en bijhouden van stand van zaken acties uit verschillende overlegstructuren en zo nodig escaleren bij regio-coördinator
    • Beheren van de jaarplanning, voorraadplanning en besluitenlijst’
    • Eens per kwartaal een financiële rapportage opmaken en input ophalen voor een concept begroting
  • Organiseert Platformgesprekken Directeuren en Bestuurders
    • Initieert organisatie platformgesprekken
    • Haalt i.s.m. regio-coördinator input op voor de gesprekken bij directeuren
    • Organisatie van de gesprekken (logistiek, programma, communicatie)
  • Organiseren en coördineren jaarlijkse informatiebijeenkomsten voor regionale raadsleden
    • Stemt met regio-coördinator en directeuren en bestuurders programma af;
    • Zorgt voor praktische organisatie en ondersteuning.

 

 

Dit bieden we je
We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.
Onderstaand vind je ons aanbod

  • Een 16-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2756 en € 4048 op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
  • Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met een proeftijd van een maand, met optie tot verlenging bij goed functioneren en bij voldoende budget.
  • Uitstekende verlofregelingen
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering, alles eens per jaar laten uitbetalen.
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen.
  • Kijk hier voor een overzicht van alle overige , zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

 

 

Dit vragen we van je

  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 3- 5 jaar ervaring in een grote organisatie;
  • Kennis van het sociaal domein, met name Werk & Inkomen, is een pre;
  • Als secretaris Utrechtse Werktafel ben je “de spin in het web” en constante factor in een dynamische organisatie. Dat vraagt om een grote mate van zelfstandig handelen en weten op welke momenten je afstemming zoekt; Politiek- en organisatiesensitief;
  • Je kunt procesmatig denken en je hebt ervaring met bestuurlijke processen en je kunt dit vertalen naar praktische uitvoering;
  • Je bent flexibel, je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende personen, organisatie en niveaus;
  • Je hebt doorzettingsvermogen en bent assertief en je bent niet bang om op mensen af te stappen en van nature benaderbaar voor anderen;
  • Je werkt gestructureerd en je kunt goed organiseren;
  • Positiviteit, humor.

 

 

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als secretaris voor de Utrechtse Werktafel aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar uiterlijk 13 december 2020. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Steven Baak, Regio Coördinator Utrechtse Werktafel en Perspectief op Werk, 06 - 14 93 53 04. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Chawa Verwer, recruiter, 030 - 286 27 98.

Het werken voor de Utrechtse Werktafel vraagt enerzijds een flexibele inzet op verschillende dagen en anderzijds liggen overlegmomenten voor 2020 nu al vast. Je aanwezigheid bij de vaste vergadermoment op woensdagen en om de week op donderdag is verplicht. Overige dagen zijn bespreekbaar.

 

Gesprekken zijn gepland  in de week van 14 december 2020.

 

In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen is het stadskantoor van de Gemeente Utrecht voorlopig gesloten voor bezoekers. We maken zoveel mogelijk gebruik van video bellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het videogesprek in zijn werk gaat.

 

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Extra informatie

Status
Inactief
Plaats
Utrecht
Dienstverbanden
Fulltime (startersfunctie)

De Meern | Fulltime (startersfunctie)

Schrijf je nu in!

Wil jij op de hoogte gehouden worden van nieuwe interessante vacatures en altijd binnen 1 muisklik kunnen solliciteren? Schrijf je in als werkzoekende!

DIRECT INSCHRIJVEN

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.