Secretaresse - Cluster Bedrijfsvoering Handhavingsorganisatie in Den Haag

Beschrijving

Wat ga je doen?

Als secretaresse bij het cluster Bedrijfsvoering van de Handhavingsorganisatie kom je te werken bij één van de grootste bedrijfsonderdelen van de gemeente Den Haag. Het cluster Bedrijfsvoering is één van de clusters van de afdeling Bedrijfsondersteuning, één van de vier afdelingen van de Handhavingsorganisatie. Bij het cluster Bedrijfsvoering doe je zowel secretariële werkzaamheden als andere administratieve taken van verschillende aard. Dat maakt je werk erg afwisselend en uitdagend, want er gebeurt veel bij de Handhavingsorganisatie. Je ondersteunt één of meer managers in hun dagelijkse werk en zorgt dat de dag voor de manager zo soepel mogelijk verloopt. Je beheert hun agenda en bereidt overleggen voor. Hiervoor verzorg je onder meer de uitnodigingen, reserveer je ruimten/faciliteiten, verzamel en verspreid je relevante stukken en verzorg je de notulen bij vergaderingen. Ook inkomende en uitgaande (papieren en digitale) stukken en post handel je af. Daarnaast verricht je binnen het cluster samen met je collega’s diverse administratieve werkzaamheden ten behoeve van de operationele uitvoering bij andere afdelingen van de Handhavingsorganisatie zoals de verwerking van processen-verbaal en andere documentatie.  

 

Verder heb je een belangrijke representatieve functie, want je onderhoudt contacten die van belang zijn voor de afdeling en je verstrekt informatie (telefonisch en schriftelijk) aan de in- en externe relaties. Ten slotte houd je de manager scherp door te attenderen op bijzondere spoedeisende zaken en bewaak je de doorlooptijden.

 

Wie zijn wij? 

Handhavingsorganisatie

Binnen de dienst Stadbeheer (DSB) is de Handhavingsorganisatie verantwoordelijk voor toezicht op en handhaving van de wet- en regelgeving in de openbare ruimte. Het werkgebied van onze medewerkers is heel breed: parkeren, markten, binnenwater, woonwagens, rommel op straat, foutparkeren, hondenoverlast, etc. We controleren op de grootste ergernissen van onze bewoners en bezoekers.

 

Behalve de handhavers en toezichthouders die werk buiten doen, vind je ook alle ondersteunende taken binnen de Handhavingsorganisatie. Denk aan onderhoud en plaatsen van parkeerautomaten, uitgifte van verschillende vergunningen, behandelen van bezwaren en klachten, onderhoud van materiaal, planning en opleiding. Door samen te werken binnen de Handhavingsorganisatie kunnen wij ons werk efficiënter en effectiever doen.

 

Wat vragen wij?

Je bent een enthousiaste, accurate en dienstverlenende collega met een afgeronde secretaresse opleiding en met relevante, aantoonbare secretariële ervaring (minimaal 3 jaar werkervaring binnen het vakgebied). Je bent klantgericht en sociaalvaardig, assertief, integer en proactief (je weet je goed staande te houden). Werken in teamverband past goed bij jou. Jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn uitstekend en je werkt gemakkelijk zelfstandig. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en je bent bestand tegen stress. Je gaat nauwkeurig te werk en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden. Je hebt een goed organisatievermogen en een grondige gebruikerskennis van de diverse Microsoft-applicaties (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Jouw werk- en denkniveau is minimaal mbo.

 

Gevraagde competenties:

  • Aanpassingsvermogen;
  • Stressbestendigheid;
  • Klantgerichtheid;
  • Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid;
  • Plannen en Organiseren;
  • Samenwerken;
  • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  • Flexibiliteit;
  • Zelfstandigheid.


Wat bieden wij?

Een afwisselende baan als secretaresse bij één van de grootste bedrijfsonderdelen van de gemeente Den Haag.

 

Afhankelijk van je achtergrond en (werk)ervaring bieden we je:

 

  • een salaris van minimaal €1.934,- en maximaal €2.904,- bruto per maand op basis van een volledige (36-urige) werkweek (schaal 6);
  • een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met eventueel een proeftijd. Bij goed functioneren is er mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht;
  • een 36-urige werkweek, met ruimte om compensatieverlof op te bouwen.

 

 

Daarnaast hebben we voor jou een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket, zoals:

 

  • diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
  • opname in het ABP-pensioenfonds;
  • een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
  • een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool in het Stadhuis.

 

Extra informatie

Status
Open
Plaats
Den Haag
Dienstverbanden
Fulltime (startersfunctie)
Gepubliceerd op
05-11-2020

Den Haag | Administratief | Consultancy / Beleid | Fulltime (startersfunctie)

Solliciteer direct

Deel deze vacature

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.