Coördinator stafbureau / Raadsadviseur / Commissiegriffier in Utrecht

Dit is je werk

Als coördinator van een team én raadsadviseur heb je twee rollen die steeds in ontwikkeling zijn.

Coördinator stafbureau

Vanuit het stafbureau verzorgen we alles wat nodig is om de vergaderingen van de gemeenteraad en alle bijbehorende commissies en het Vragenuur voor te bereiden, goed te laten verlopen en af te handelen. We adviseren de griffier bij de effectieve besluitvorming van de gemeenteraad en ondersteunen collega’s binnen de griffie en in de ambtelijke organisatie bij het doorlopen van het bestuurlijk besluitvormingsproces.

Je voert de regie op het goed functioneren van de werkprocessen rond gemeenteraad en commissies en zorgt dat operatie en innovatie hand in hand gaan. Je houdt overzicht over de stukkenstroom en werkt samen met de coördinator bestuurlijke zaken dat alles volgens afspraak en op rolletjes loopt. Het team bestaat uit zes collega’s met verschillende expertises en rollen, en als coördinator ben je eindverantwoordelijk voor dit team.

Raadsadviseur / Commissiegriffier

De andere helft van de tijd ben je raadsadviseur en commissiegriffier met een inhoudelijke beleidsportefeuille (op dit moment Mobiliteit). Als raadsadviseur draag je de volledige verantwoordelijkheid voor de advisering binnen deze inhoudelijke portefeuille. Je belangrijkste taak is ervoor te zorgen dat de raad goed geïnformeerd en geadviseerd de politieke besluitvorming vorm kan geven. Je verdiept je in lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen en trends en zet deze om in voorstellen en projecten en zorgt dat de processen optimaal verlopen. Het niveau van ons werk vraagt dat je over een gedegen politiek-bestuurlijk inzicht beschikt. Je werkt nauw samen met de ambtelijke organisatie, die het voortraject van de besluitvorming voor zijn rekening neemt en inhoudelijk expert is. Jij bent vervolgens verantwoordelijk voor het geven van een behandeladvies en de vertaling van het voorstel of de ontwikkeling naar het niveau van de gehele raad. Je verzorgt zo nodig presentaties voor collega’s van de griffie, van de organisatie en de raad en helpt de raadsleden bij het vormgeven van hun rollen. Uiteindelijk draait het erom dat zij tot goede prestaties komen!

Daarnaast werk je in beide rollen mee aan het door ontwikkelen van de griffie en gemeenteraad. Hiertoe neem je zelf initiatieven en werk je deze als project verder uit.  Hierin werk je nauw samen met de adviseurs bestuurlijke zaken binnen de griffie die doorontwikkeling en innovatie in brede zin in portefeuille hebben.

Taken:

• Primaire focus als coördinator op de organisatie en innovatie van de agendering en afhandeling van de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad en bijbehorende commissies.

• De begeleiding van de professionele en persoonlijke ontwikkeling van de teamleden.

• Raadsleden, fractiemedewerkers en je collega’s binnen de griffie en in de ambtelijke organisatie adviseren over de kwaliteit en procesgang van stukken voor de gemeenteraad.

• Adviseert en ondersteunt de gemeenteraad en de commissies en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten van de commissies m.b.t. jouw portefeuille voor in de rol van commissiegriffier.

• Legt actief verbindingen vanuit de raad naar de stad en college en ambtelijke organisatie en adviseert daarover aan raad en procedurecommissie.

• Is verantwoordelijk voor procesontwerp en –regie voor door de raad geagendeerde onderwerpen en dossiers.

• Draagt bij aan de ontwikkeling van de positie van de raad bij beleidsdossiers en bij ontwikkelingen en processen binnen de gemeente.

• Adviseert gevraagd en ongevraagd collegeleden, ambtelijke organisatie, inwoners en organisaties in de stad over procedures en betrokkenheid van de raad bij onderwerpen.

• Is sparringpartner voor raadsleden, de raadsgriffier, andere commissiegriffiers, inwoners en organisaties in de stad.

• Ondersteunt raadsleden en -fracties bij de formulering van voorstellen, agenderingsverzoeken, moties, amendementen en vragen binnen je portefeuille.
   

Dit is jouw werkplek

De griffie is een relatief jonge afdeling met een platte organisatie van circa 18 fte. Het team bestaat uit ambitieuze, goed opgeleide professionals en unieke persoonlijkheden. Samen met de rekenkamer en de fractiemedewerkers werken we hard en met veel plezier en passie voor onze raad en onze stad. Eén stap op onze afdeling op het stadhuis is genoeg om de bijzondere sfeer binnen de griffie te ervaren. De hectiek is groot en geen dag is hetzelfde. We werken met veel enthousiasme aan onze ontwikkeling als team. Zowel met de talenten van onze medewerkers als met onze dienstverlening streven we naar de top.

Onze diensten zijn onder te verdelen in drie takken:

• Advisering en ondersteuning: adviseren van de raad op een aantal inhoudelijke portefeuilles en het geven van informatie over nieuwe ontwikkelingen en wetgeving.

• Procesmanagement: het goed laten verlopen van processen en besluitvorming en het doen van voorstellen voor verbetering van de effectiviteit en de efficiëntie van de werkzaamheden binnen de griffie en t.b.v. de raad en de commissies en het uitwerken en trekken van deze projecten.

• Netwerken: investeren in een samenwerking tussen de griffie, de ambtelijke organisatie, de stad en de regio waarbij de insteek is elkaar te versterken.

Dit breng je mee
Je staat in contact met de samenleving, bent professioneel, blijft leren en je bent flexibel inzetbaar, ook in de avonduren. Je bent vernieuwingsgericht, jong van geest (leeftijd is hierbij van geen belang) en ambitieus in je ideeën.

Je bent gericht op samenwerking en coacht, delegeert, neemt initiatief en hebt eerdere ervaring als coördinator of leidinggevende van een (operationeel) team.

Je hebt een dienstverlenende houding vanuit je eigen professionele visie op de lokale politiek.

• Je hebt wo werk- en denkniveau.
• Je hebt (enkele) jaren succesvolle ervaring op het gebied van strategische politiek-
• bestuurlijke advisering. Je bent een volwaardig gesprekspartner voor raadsleden,
• fractiemedewerkers, collega-adviseurs en de griffier.
• Je bent politiek sensitief.
• Je bent een talent in het bouwen en onderhouden van relaties.
• Je beschikt over een sterk analytisch vermogen.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Je beschikt over humor en gedijt goed in een hectische omgeving.
   

Dit bieden we je

Bij de gemeente Utrecht zien we graag dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Naast en inspirerende, veelzijdige en flexibele werkomgeving, waar veel ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling, bieden wij jou:

• Een 32-urige werkweek (met als werkdagen in elk geval de dinsdag en de donderdag incl. de avond) met een bruto maandsalaris van maximaal € 6.240 (salaristabel per 1-1-2020) op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.
• Een werkomgeving waarin innovatie, samenwerking, plezier en resultaat centraal staan.
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding kijk je .
   

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Coördinator stafbureau / Raadsadviseur / Commissiegriffier aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct! Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Mw. mr. M. (Merel) van Hall, Raadsgriffier, 030 286 1616. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Jacqueline Gentenaar, Recruiter, via 030-286 14 72.

Je kunt op deze vacature reageren tot en met zondag 15 december 2019. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op 20 en 23 december.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!