Managementassistent Stafbureau in Den Haag

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Jij bent als representatieve managementassistent onderdeel van het Stafbureau. Hier ondersteunen we de directeuren en medewerkers van drie directies. Onze belangrijkste taak? Ervoor zorgen dat zaken soepel lopen binnen deze directies.

Als managementassistent ben jij een belangrijk onderdeel van het Stafbureau: een kleine club van vijf tot zeven medewerkers. Samen bieden we adequate ondersteuning aan de directeuren. Wel krijgt elke medewerker eigen aandachtspunten. Zo ligt het zwaartepunt van jouw werkzaamheden bij het ondersteunen van de directeur Internationale Aangelegenheden en Operaties.

Een moderne, digitale werkomgeving is jou niet vreemd: je kunt omgaan met digitale samenwerkingsruimtes en archieven en vindt het leuk om mee te denken over de vraag hoe we de samenwerking modern en handig kunnen vormgegeven. Je kunt of leert werken met gevoelige informatie en stelt je daarbij integer op. En je zorgt ervoor dat je veilig werkt; een van de speerpunten van Defensie.

Jouw werkzaamheden zijn divers en afwisselend. Op een dag doe je bijvoorbeeld het volgende:

• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen, zorgt voor het reserveren van zaalruimte en de catering, en je meldt bezoekers aan.
• Je regelt (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren. Hiervoor heb je contact met het reisbureau, doe je vervoersaanvragen, regel je vluchten en boek je hotels.
• Je maakt vergaderbundels voor de ambtelijke en politieke leiding ter voorbereiding op debatten in de Tweede Kamer, werkbezoeken of vergaderingen, zowel in- als extern, bijvoorbeeld voor de bestuursraad of de ministerraad.
• Je houdt de agenda bij van de directeuren en attendeert hen op het nakomen van afspraken. Daarbij hoort ook het aanmelden en ontvangen van (buitenlandse) bezoekers.
• Je behandelt de ingekomen en uitgaande (vertrouwelijke) post, leidt het door ter registratie en onderhoudt contact met de medewerkers van het archief.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken en verwijst of verbindt de bellers zo nodig door.
• Je coördineert de bestellingen van kantoorartikelen.
• Je houdt een aan- en afwezigheidsoverzicht bij.
• Je treedt op als aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en helpt hen met het afhandelen van administratieve, organisatorische en logistieke zaken.

• Je hebt een mbo 4-diploma, aangevuld met een secretariële opleiding.
• Je hebt bij voorkeur enige recente werkervaring in een functie als managementassistent.
• Je beheerst Windowsgestuurde Microsoft Office-programma's zoals Excel, Word en PowerPoint voldoende.
• Je hebt een voldoende beheersing van de standaardkantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor de interne bedrijfsvoering, zoals de applicaties SharePoint en iBabs.
• Je hebt basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures.
• Je hebt basiskennis van de inrichting en werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van overheden.
• Je hebt affiniteit met de Defensieorganisatie en gevoel voor verhoudingen.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en spreekt voldoende Engels.
• Je leert graag dingen bij, stelt je flexibel op en stemt je werk af met je directe collega’s.
• Je bent klantgericht en stressbestendig.
• Je bent een teamplayer, neemt initiatief en hebt oog voor de organisatie.
• Je bent integer, werkt precies en krijgt de zaken voor elkaar.
• Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren.

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €1.950 bruto per maand
Maximum salaris: €2.800 bruto per maand
Dienstverband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Je werkt binnen het directoraat-generaal (DG) Beleid i.o. Het DG is verantwoordelijk voor (advisering over en ontwikkeling van) het beleid van het ministerie van Defensie. DG, directeuren en beleidsmedewerkers werken direct met en voor de ambtelijke en politieke leiding.

Stafbureau
Jij bent onderdeel van het Stafbureau dat drie directies - Integraal Beleid, Strategie en Internationale Aangelegenheden - van het DG ondersteunt. Het Stafbureau is een kleine club van vijf tot zeven medewerkers. Zij ondersteunen drie directeuren en medewerkers van die directies en zorgen er zo voor dat zaken soepel lopen binnen de directie.

• Heb je nog niet het juiste veiligheidsscreeningsniveau? Houd er dan rekening mee dat een veiligheidsonderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Het gaat om een voltijdfunctie, maar werken in deeltijd is zeker mogelijk.