Contract Manager in hem

Participeert in projectteams en is daarin verantwoordelijk voor de uitvoering van de commerciële en contractuele inkoopactiviteiten gedurende het gehele proces en werkt daartoe nauw samen met de behoeftesteller, door:

• Het adviseren van de behoeftesteller bij het voorbereiden en opstellen van de behoefte, op basis van een gedegen marktkennis. Het aangeven van de haalbaarheid en mogelijke alternatieven voor deze behoeftes en te bewaken dat behoeftevervulling (in concurrentie) mogelijk blijft;
• Het bijdragen aan de totstandkoming van het plan van aanpak (projectinitiatie document) voor wat betreft de inkoopaspecten binnen het project;
• Het schrijven van een inkoopplan ten behoeve van het project;
• Het adviseren van de behoeftesteller bij het opstellen van het programma van eisen en te waken voor een negatieve beïnvloeding daarvan op het commerciële traject;;
• Het tijdens de (voor)studiefase in nauw overleg met de stakeholders te coördineren aangaande de marktoriëntatie (interdepartementale en internationale
• Samenwerkingsmogelijkheden inbegrepen) en vervolgens de potentiële leverancier(s) te selecteren;
• Het uitvoeren van leveranciersmanagement;
• Het gedurende de looptijd van het contract bewaken van de correcte uitvoering van de overeenkomsten (in ieder geval tot en met de garantieperiode) en zo nodig bij te sturen, o.a. door het nader specificeren van contractuele afspraken (o.a. Service Levels);
• Het gedurende de realisatiefase bewaken van overeenkomsten opdat commerciële en juridische problemen worden voorkomen c.q. opgelost teneinde te komen tot een evenwichtig management van het inkooppakket met beheersbare commerciële risico's.

Bepaalt de inkoopstrategie, voor Europese en/of complexe aanbestedingen en bespreekt deze met de behoeftesteller, door:

• Het ontwerpen van een inkoopstrategie met het doel om binnen de wettelijke kaders en de mogelijkheden die de markt biedt de aanbesteding zo doelmatig mogelijk uit te voeren (o.a. door het opstellen van een daartoe geëigende selectieprocedure en/of gunningsprocedure), vervolgens de gewenste contractvorm te selecteren en (concept)overeenkomsten op te stellen, die deel zullen uitmaken van de aanbestedingsdocumenten;
• Het evalueren en beoordelen van offertes en andere relevante documenten op financieel economische, commerciële en juridische aspecten, teneinde een gunningsadvies te kunnen opmaken;
• Het participeren in multidisciplinaire aanbestedings/commerciële onderhandelingsteam bij besprekingen met leveranciers;
• Het redigeren van overeenkomsten, waaronder ook overeenkomsten t.b.v. internationale of interdepartementale samenwerking;
• Het in geval van interdepartementale inkoopsamenwerking behartigen van defensiebelangen bij contractuele kwesties en het vertegenwoordigen van Directie Inkoop in terzake ingestelde werkgroepen;  teneinde voor defensie optimale overeenkomsten af te sluiten waarin de verschillende deelbelangen transparant en evenwichtig zijn afgewogen.

Draagt zorg voor de verantwoording van het commerciële traject aan de toezichthoudende organen, door:

• Het (mede) opstellen van fase afsluitende documenten, zoals bijv. (voor)studie- en eindrapporten of rapportages, waarbij betrokkene in het bijzonder verantwoordelijk is voor de commerciële paragrafen (inkoopstrategie, commerciële bijlage, e.d.);
• Het toelichten en verdedigen van aanbestedingsdocumenten en interdepartementale inkoopsamenwerkingsovereenkomsten en/of de onderhandelingsresultaten;
• Het in voorkomend geval deelnemen aan overleggen met controlerende- en toezichthoudende Instanties om een heldere besluitvorming te laten plaatsvinden over de procesgang en de gemaakte keuze die aan het desbetreffende commerciële traject ten grondslag ligt.

Geeft begeleiding en/of sturing aan inkoopfunctionarissen door:

• Het geven van functionele aanwijzingen of adviezen aan inkoopfunctionarissen die verbonden zijn aan zijn inkooppakket;
• Het geven van algemeen advies aan inkoopfunctionarissen ten aanzien van commerciële en/of juridische aangelegenheden, vooral bij het opstellen van maatwerkovereenkomsten en bij overeenkomsten met bijzondere commerciële aspecten met het doel het uitvoeren van de inkoop(functie) binnen defensie integraal te professionaliseren in termen van de commerciële beheersing van het inkooppakket en het nastreven van `value for money' en leveranciersmanagement.

Adviseert en draagt bij aan de ontwikkeling en uitvoering van inkoopbeleid en de inkooporganisatie door:

• Het volgen en analyseren van relevante ontwikkelingen op het gebied van inkoop en ondersteunende middelen in het algemeen en meer specifiek binnen het inkooppakket van de functionaris;
• Het signaleren van trends en onderlinge verbanden van ontwikkelingen op het inkoopgebied en leveranciersmarkt;
• Het op basis van eigen ervaringen en het bestaande inkoopbeleid aangeven van de wenselijkheid van nieuwe (of aangepaste) beleidsprocedures, -richtlijnen en/of regelgeving te introduceren of uit te brengen;
• Het mede adviseren over de toepasbaarheid van de beleidsinstrumenten op het gebied van inkoop met het doel om een proces van verbetering in gang te zetten en te continueren, waarbij (praktijk)ervaringen en inkoopbeleid optimaal op elkaar zijn afgestemd.
• Fungeert ten aanzien van zijn kennis van een inkooppakket en meer in het bijzonder ten aanzien van de leverancier(s) binnen zijn inkooppakket als accountmanager, door
• Het bijhouden van alle (relevante) informatie over de belangrijkste bedrijven waarmee defensie een strategische relatie heeft en voorts het gevraagd en ongevraagd informeren van de eigen organisatie over al hetgeen relevant wordt geacht in de zakelijke contacten met dat bedrijf
• Het onderhouden van nauwe contacten met de belangrijkste (commerciële) personen in de organisatie van de leverancier.
• Het zich regelmatig op de hoogte houden van algemene problemen in lopende overeenkomsten tussen Directie Inkoop en de betreffende leverancier (door te overleggen met de betrokken inkoopfunctionarissen en belangrijke stakeholders). Het uit alle mogelijke bronnen vergaren van informatie over de leverancier die van invloed zou kunnen zijn op de relatie met deze leverancier of die concrete risico¿s met betrekking tot voorgenomen aanbestedingen aan het licht zou kunnen brengen.
• Functionaris is verantwoording verschuldigd aan het sectiehoofd c.q. hoofd inkoop bij het organisatiedeel waar hij/zij wordt ingezet voor wat betreft de voortgang van de aanbestedingstrajecten, waarbij de status van de dossiers wordt doorgesproken en de door de functionaris voorgenomen beslissingen worden bekrachtigd.
• Kaders waarbinnen wordt gewerkt en die van belang zij voor de uitvoering van de aanbestedingstrajecten en die het complex van randvoorwaarden en beleidslijnen bepalen bij de totstandkoming van de overeenkomst:
• De (inter)nationale regelgeving betreffende aanbestedingen,
• De door de Bestuursstaf uitgegeven regelgeving (in het bijzonder het Handboek Inkoop Defensie en het Handboek Europees Aanbesteden) en de uitwerking daarvan in de interne richtlijnen,
• De algemene beginselen van behoorlijk bestuur,

De Functionaris:

• Doet een voorstel over de wijze waarop de aanbesteding door hem wordt uitgevoerd;
• Stelt de voorwaarden voor de aanbesteding of identificeert de specifieke risico's zijn die moeten worden afgedekt en de wijze waarop deze worden gemanaged;
• Stelt de onderhandelingsstrategie op en heeft de vrijheid om de voorwaarden van een overeenkomst te bepalen. De functionaris dient rekening te houden met de adviezen van vertegenwoordigers van stakeholders voor zover deze niet strijdig zijn met de vastgestelde kaders;
• Is, nadat de inkoopstrategie is goedgekeurd, verantwoordelijk voor de wijze waarop de commerciële en juridische aspecten in de inkoopdocumenten zijn afgedekt. Aan het eind van het commerciële traject wordt de overeenkomst getekend door het bevoegd gezag;
• Is inhoudelijk verantwoordelijk voor de commerciële en juridische aspecten van de contracten.

Kennis/Opleidingseisen:

• Relevante Academische opleiding of relevante HBO opleiding op Financieel Economisch-, Juridisch-, Technisch en/of Bedrijfskundig gebied, aangevuld met NEVI 2 (tactisch) dan wel daarmeeovereenstemmend.

Ervaringseisen:

• Ervaring in het voorbereiden, uitvoeren dan wel begeleiden van inkooptrajecten en in het opstellen en verdedigen van aanbestedingsstukken.
• Ervaring in het werken in multidisciplinaire teams
• Ervaring in het delen van kennis.

Competenties:

• Plannen en organiseren (niveau 3)
• Kostenbewust (niveau 3)
• Initiatief (niveau 3)
• Klantgericht (niveau 2)
• Integer (niveau 2)
• Resultaatgericht( niveau 3)
• Nauwkeurig (niveau 2)
• Samenwerken (niveau 3)
• Moet een goede algemene en specifieke kennis en inzicht hebben van het inkoopproces;
• Kennis van de producten en diensten die door MATLOG Inkoop worden geleverd;
• Kennis van de defensieorganisatie;
• Kennis van relevante (beleids)gebieden van samenwerkende diensten, organisaties, leveranciers en klantomgeving;
• Materiekennis van het aandachtsgebied van de beheerde programma's;
• Vaardigheid in het monitoren van de naleving van contracten, in het analyseren van geleverde prestaties en in het voeren van overleg bij tekortkomingen in de geleverde prestaties;
• Vaardigheid en vermogen om strategisch om te kunnen gaan met complexe omgevingsfactoren van de inkooptrajecten, in het bijzonder de ambtelijke en politieke machtsverhoudingen;
• Vaardigheid en vermogen om snel en adequaat te handelen in geval van probleemsituaties;
• Vaardigheid in het leiding geven bij onderhandelingen in multi-disciplinaire teams;
• Vaardigheid in het communiceren in het Nederlands en Engels zowel mondeling als schriftelijk.

Salarisniveau schaal 11
Minimum salaris: €3.600 bruto per maand
Maximum salaris: €4.950 bruto per maand
Dienstverband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

De Directie Inkoop  is een onderdeel van de Defensie Materieel Organisatie (DMO). De directeur inkoop  zit in de directie van de DMO en valt rechtstreeks onder de Directeur DMO.

Inkoop heeft tot doel om op een commercieel-juridisch verantwoorde wijze ten behoeve van de grotendeels interne klanten contracten af te sluiten met leveranciers voor de levering van goederen en diensten van de vereiste kwaliteit op het gewenste levertijdstip en tegen een acceptabele prijs en voorwaarden. De aard van de werkzaamheden wordt daarbij bepaald door de complexiteit en omvang van het product, de samenstelling van de markt, de vigerende regelgeving en de politieke gevoeligheid van een dossier.

De Afdeling Verwerving Projecten (Afdeling 1) en de Afd 2 dragen zorg voor het op een doeltreffende, doelmatige en integere wijze aangaan van overeenkomsten.

De Afdeling Verwerving Projecten (Afdeling 1) bestaat uit vier secties. Drie inkoopsecties zijn ingedeeld naar de hoofdassortimenten Luchtgebonden, Landgebonden en Zeegebonden. Bovendien is in deze afdeling een sectie contract managers opgenomen. Deze inkoopmanagers en (senior-) contractmanagers zijn voornamelijk belast met complexe verwervingsaangelegenheden zoals grote niet-gemandateerde DMP-projecten en sourcing trajecten.
Deze afdeling verwerft  alle wapensysteemgebonden  projecten groter dan M€ 5 en alle projecten gerelateerd aan A en B wapensystemen. Daarnaast geeft de afdeling 1, door samenwerking en het verlenen van advies en assistentie bij concrete verwervingen, inhoud aan de functionele verantwoordelijkheid van de SC-V  met betrekking tot  de systeemlogistieke bedrijven. Dit geschiedt overwegend binnen de kaders van het assortimentsgewijs werken, met name in de inkoopgroepen.

De Afdeling 2 draagt zorg voor het op een doeltreffende, doelmatige en integere wijze aangaan van overeenkomsten.
Afdeling 2 bestaat uit Marketing en Sales, JIVC, CCK en de Inkooppool.
Deze Afdeling 2 is verantwoordelijk voor de Inkoop van JIVC  en de Inkoop van ketenlogistieke bedrijven, geeft voorts inhoud aan de functionele verantwoordelijkheid van de SC-V  met betrekking tot verwerving bij CDC. Tenslotte is bij deze afdeling een sectie ondergebracht die verantwoordelijk is voor het commerciële deel van  het projectmatig afstoten van goederen incl. schenkingen. Afstoting richt zich op de acquisitie (het vinden van kopers voor af te stoten goederen), het ondersteunen van de projectmatige afstotingen, routine matige afstotingen.
De 'Sectie CCK' voert de verwervingen uit boven de mandaatsgrens van de Ketenlogistieke Bedrijven.
CDC contracten >M€ 5. De Inkooppool wordt op een flexibele wijze ingezet bij die Defensieonderdelen welke een capaciteitsprobleem c.q. andere inkoop gerelateerde problemen hebben waarvan de Directeur Inkoop functioneel of hiërarchisch verantwoordelijk voor is.

De Sectie JIVC heeft tot doel op een commercieel - juridisch verantwoorde wijze ten behoeve van de grotendeels interne klanten contracten af te sluiten met leveranciers voor de levering van goederen en
diensten van de vereiste kwaliteit op het gewenste levertijdstip en tegen een acceptabele prijs en voorwaarden. De aard van de werkzaamheden wordt daarbij bepaald door de complexiteit en omvang
van het product, de samenstelling van de markt, de vigerende regelgeving en de politieke gevoeligheid van een dossier. De Sectie JIVC is betrokken bij complexe en omvangrijke projecten, die soms oplopen
tot € 240 miljoen. Vaak gaat het om strategische goederen en diensten in een complexe markt, waarbij de rol van het Nederlandse bedrijfsleven, de hoge mate van technische complexiteit, de specifieke markt
met een beperkt aantal aanbieders en de impact van de implementatie van de te verwerven goederen en diensten binnen de defensieorganisatie een complicerende factor vormt.

Functionaris is belast met de commerciële en contractuele inkoopactiviteiten in projectverband met een grote financiële omvang (waaronder assortimentsovereenkomsten), het bepalen van de inkoopstrategie, het optreden als leider van de (commerciële) onderhandelingen, het ondersteunen van contractmanager en overige inkopers en het adviseren en bijdragen aan de ontwikkeling en uitvoering van het inkoopbeleid en de inkooporganisatie. De functionaris heeft een vaste standplaats maar inzetbaar door het hele land. Hij/zii wordt hiërarchisch aangestuurd door het Sectiehoofd Inkooppool maar functioneel door degene bij wie hij/zij wordt ingezet.

• Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.