(Directie) Secretaresse Staf Bestuur en Directie in Hoofddorp

(Directie)Secretaresse Staf Bestuur en Directie

(Secretaresse 1– 24-32 uur – schaal 8 + max. € -3.376 bij 36 uur)

Ben jij een echte teamspeler die de samenwerking opzoekt zowel binnen als buiten het team? Ben je flexibel, proactief en stressbestendig. Gemeente Haarlemmermeer – te Hoofddorp – zoekt een (directie) secretaresse die van afwisseling houdt en goed kan schakelen.

Jouw rol als (directie) secretaresse
Je zult je binnen deze functie bezighouden met alle voorkomende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de directieleden en de cluster SBD.

Je ondersteunt de directeuren en de cluster in de breedste zin van het woord. Je houdt de communicatielijnen open en houdt actiepunten goed in de gaten. Je beheert de agenda en mailbox en onderneemt zowel zelfstandig als in overleg actie. Je organiseert meetings en zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt nauw samen met je collega secretaresses, je zorgt met elkaar voor de continuïteit en je vervangt elkaar bij afwezigheid. Je werkt 3 of 4 dagen in de week waarvan in ieder geval de woensdag een vaste werkdag is. Ook ben je beschikbaar om, indien nodig, een collega te vervangen op het bestuurssecretariaat of bij te springen.

Je werkzaamheden zullen daarnaast onder andere zijn:

• Complex agendabeheer;

• Briefafhandeling, correspondentie, emailverkeer en telefoon;

• Organiseren van diverse bijeenkomsten;

• Lief en leed (bloemen, kaartjes, ziekmeldingen etc);

• Nieuwsbrief;

• Voorbereiden van vergaderingen en stukken hiervoor verzamelen;

• Facturenadministratie;

• Onderhouden van veel in- en externe contacten en eerste aanspreekpunt hierin;

• Je bent aanspreekpunt voor de cluster.

Waar ga je werken

Cluster Staf, Bestuur & Directie (SBD)

SBD draagt door hoogwaardige advisering en ondersteuning op het juiste moment bij aan een sterk bestuur en krachtige aansturing van de organisatie. SBD heeft een schakelfunctie tussen bestuur, directie en organisatie. De secretaresses voor de directie vallen organisatorisch binnen het team Ondersteuning van de cluster SBD.

Wat neem je mee

Voor ons team zoeken we een echte teamspeler die ook goed zelfstandig kan werken. Je hebt ruime ervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden, bij voorkeur op een directiesecretariaat en/of bestuurssecretariaat. Je bent een organisatietalent en hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden. Daarnaast ben je initiatiefrijk, stressbestendig, collegiaal, flexibel en discreet. Je bent bij voorkeur beschikbaar per 1 september 2019.

Daarnaast vinden wij het volgende belangrijk:

• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;

• Volledige beheersing van het MS Office pakket;

• Kennis van iBabs en Verseon is een pré;

• Klantgericht, integer en gericht op samenwerking;

• Affiniteit met en gevoel voor een bestuurlijk, politieke werkomgeving;

• Flexibel, discreet en collegiaal;

• Affiniteit met digitalisering / digitale werkprocessen;

Wat wij bieden

• Een salaris tussen € 2.335,-- en max. € 3.376,-- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek;

• Een aanstelling voor de duur van een jaar met de intentie om bij goed functioneren na dit jaar een vast dienstverband aan te bieden;

• Functie voor 24- 32- uur per week, die in onderling overleg flexibel kunnen worden ingevuld;

• Individueel Keuze Budget van 17,05% van het bruto jaarsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijv. extra vakantiedagen kunt kopen;

• Laptop en mobiele telefoon;

• Veel ruimte voor eigen ontwikkeling en initiatief;

• In overleg is er mogelijkheid tot thuiswerken;

• Een werkomgeving waarin talenten maximaal worden ontplooid en waar je jouw ambities kunt waarmaken;

• Doorgroei- en opleidingsmogelijkheden.

Solliciteren
Herken jij jezelf in de bovenstaande omschrijving? Wij ontvangen graag jouw reactie met een actueel cv en motivatiebrief waarin je aangeeft wat jouw focus is en wat jou inspireert in deze functie. Je kunt uiterlijk reageren tot en met zondag 14 juli 2019. Wij nemen alleen sollicitaties in behandeling die wij via ontvangen.

Voor inhoudelijke informatie over de functie kan je gerust contact opnemen met Mijke Frencken (teammanager) via (06) 20578771 of via